Plán řízení rizik: Popis, prvky a metoda

Ve světě podnikání a projektového řízení je nejistota jedinou konstantou. I když nejsme schopni předpovídat budoucnost s absolutní jistotou, můžeme se systematicky připravit na její výzvy a příležitosti. A právě zde přichází na řadu plán řízení rizik. Zdaleka nejde o pouhé byrokratické cvičení, ale o… Plán řízení rizik je plán, který organizaci vede k identifikaci, hodnocení a zmírňování potenciálních hrozeb a k využití potenciálních pozitiv dříve, než mohou způsobit škodu. Tento informativní příspěvek poskytuje komplexní vhled do tohoto tématu. Zahrneme také všechny potřebné prvky a nejlepší metodu pro vytvoření atraktivního plánu řízení rizik. Pokud se tedy chcete o tomto typu diskuse dozvědět více, bylo by užitečné začít číst tento článek.

• Část 1. Vytvořte plán řízení rizik
• Část 2. Co je plán řízení rizik
• Část 3. Prvky plánu řízení rizik
• Část 4. Nejčastější dotazy k plánu řízení rizik dodavatelského řetězce

Část 1. Vytvořte plán řízení rizik

Chcete vytvořit nejlepší a komplexní plán řízení rizik? Pokud ano, musíte mít spolehlivý nástroj, který vám umožní využít různé prvky pro efektivní proces tvorby plánu. V takovém případě doporučujeme použít MindOnMapPři vytváření plánu řízení rizik můžete využít všechny potřebné funkce. Můžete použít různé tvary, tabulky, barvy, text, styly písma a další. Líbí se nám, že navigace ve všech funkcích je díky srozumitelnému rozvržení nástroje jednoduchá.

Nástroj navíc nabízí různé šablony pro vaše použití. Svůj konečný plán řízení rizik si dokonce můžete uložit v různých formátech, jako je PDF, DOC, PNG, JPG a další. Plán si také můžete uložit do svého účtu MindOnMap. Pokud tedy chcete nejlepší a výkonný nástroj pro tvorbu plánů, je dobrou volbou používat tento nástroj na počítači a v prohlížeči.

Další funkce

• Funkce automatického ukládání nástrojů je užitečná pro automatické a plynulé ukládání plánu řízení rizik.

• Může poskytnout různé hotové šablony pro rychlejší proces tvorby plánu.

• K dispozici je funkce spolupráce, která je ideální pro brainstorming a shromažďování dat.

• Nabízí snadno ovladatelné uživatelské rozhraní, ideální pro neprofesionální uživatele.

• Nástroj pro tvorbu plánů řízení rizik je k dispozici v prohlížečích i na počítačích.

Chcete-li začít vytvářet plán řízení rizik pomocí této mapy MindOnMap, postupujte podle níže uvedených podrobných kroků.

Výše uvedené funkce můžete také použít k přidání barvy do tabulky, pokud je to potřeba. Chcete-li vložit text, jednoduše dvakrát klepněte na tabulku.

Díky tomuto vynikajícímu nástroj pro řízení rizik, můžete vytvořit nejlepší plán. Díky tomu můžete říct, že se na MindOnMap můžete vždy spolehnout, pokud jde o vytváření výjimečných vizuálních reprezentací.

Část 2. Co je plán řízení rizik

Zajímá vás více informací o plánu řízení rizik? Plán řízení rizik je v podstatě projektový plán pro řešení neočekávaných událostí. Je to dokument, kde skupina/tým zapisuje všechny věci, které by se mohly pokazit, což se také nazývá „riziko“, například zpoždění klíčového dodavatele nebo překročení rozpočtu. Není to však jen seznam obav, je to také seznam řešení. U každého potenciálního problému se tým/skupina předem rozhodne, co s ním udělá, aby nebyli zaskočeni.

V nejjednodušším případě tento plán přeměňuje dohady na jasný a strukturovaný postup. Včasným zvážením rizik může tým podniknout kroky k úplnému předcházení problémům nebo alespoň ke zmírnění jejich dopadu. To neznamená, že se nestanou špatné věci, ale zajišťuje to, že když k nim dojde, je tým připraven a přesně ví, jak reagovat, a udrží tak projekt v souladu s plánem a pod kontrolou.

Proč je plán řízení rizik důležitý?

Plán řízení rizik je nezbytný, protože promění překvapení v problémy, na které jste připraveni. Místo šoku, když se něco pokazí, může váš tým zůstat klidný a mít seznam kroků, které je třeba podniknout. Výhodou je, že to ušetří spoustu času, peněz a stresu, protože řešíte drobné problémy dříve, než se mohou rozvinout ve velké katastrofy. Navíc tento plán dodává všem sebevědomí. Ukazuje, že jste mysleli dopředu a máte situaci pod kontrolou, i když věci nejdou dokonale. Umožňuje skupině/týmu činit informovanější rozhodnutí, což výrazně zvyšuje šance projektu na úspěch a proměňuje potenciální selhání v zvládnutelné situace.

Část 3. Prvky plánu řízení rizik

Plán řízení rizik musí zahrnovat několik klíčových prvků. Patří mezi ně definice, přístup, role v týmu, rozpočtování, struktura rozdělení rizik, registr rizik a shrnutí. Více informací o těchto prvcích naleznete v níže uvedených podrobnostech.

Definice

Jasným definováním hodnocení rizik se ujistěte, že všichni rozumí všem aspektům situace. V části s definicemi můžete vysvětlit, co každá úroveň ve vašem systému vlastně znamená. Například uveďte, že „velmi nízké“ skóre určuje, že se něco pravděpodobně nestane, zatímco „vysoké“ skóre označuje problém, který je pravděpodobný a vyžaduje pozornost. Tento krok zajišťuje, že hodnocení rizik skupiny zůstane po celou dobu konzistentní.

Přístup a metodologie

Ve svém plánu řízení rizik projektu musíte zahrnout použitý přístup a metodologii. Popisuje metody vašeho týmu pro identifikaci a řízení rizik. V této části můžete vložit a zahrnout konkrétní nástroje a strategie používané vaším týmem spolu s výstupy, které plánujete vytvořit. Kromě toho můžete při diskusi o vašem přístupu zahrnout také podrobnosti o projektu, které se týkají sledování a komunikace.

Role a odpovědnosti v týmu

Tento prvek definuje role nebo úkoly přiřazené členům týmu. V rámci plánu řízení rizik se tyto faktory mohou shodovat s rizikovými scénáři určenými vaší skupinou. Můžete také použít matici RACI. Znamená to zodpovědný, odpovědný, konzultovaný a informovaný. Tým musí definovat projektové role a přiřadit úkoly každému členovi. Kromě toho můžete identifikovat některé osoby, které může být nutné informovat nebo konzultovat o procesu úkolu.

Rozpočtování a plánování

Silný plán řízení rizik musí zohledňovat jeho dopad na rozpočet a časový harmonogram vašeho projektu. Znamená to jednoduše odhadnout potenciální náklady na prevenci nebo řešení problémů, jako je nákup specializovaných nástrojů nebo najmutí dalších zaměstnanců. Měli byste také prodiskutovat, jak by tato rizika mohla vést ke zpožděním nebo vyžadovat dodatečné financování. Použitím tohoto prvku vytvoříte realističtější harmonogram a rozpočet, který je připraven na potenciální výzvy.

Struktura rozkladu rizik

Struktura rozkladu rizik je tabulka, která řadí možné a potenciální problémy projektu do kategorií a podkategorií. To vytváří jasný, vrstevnatý pohled na všechna rizika, což usnadňuje jejich identifikaci a řešení. Definování rizik na různých úrovních pomáhá týmu pochopit původ každého rizika a jeho související důsledky. Tento dobře strukturovaný přístup také výrazně usnadňuje rozhodnutí, která rizika jsou nejdůležitější k řešení jako první. Mezi obecné kategorie rizik patří rizika projektového řízení, technická, organizační a externí rizika.

Registr rizik

Registr rizik je tabulka, která slouží jako centrální záznam pro všechna potenciální rizika. Obsahuje seznam různých rizik, plánované řešení a osobu odpovědnou za daný úkol. Tato tabulka také uspořádává celý plán řízení rizik do komplexního shrnutí a nabízí přehled nejdůležitějších detailů.

Prozkoumejte také: Nejlepší tipy pro řízení času pro každého.

Část 4. Nejčastější dotazy k plánu řízení rizik dodavatelského řetězce