En grundig diskussion om indkøbsstyringsprocessen

Hvad er en indkøbsproces? Nå, i en virksomhed er det vigtigt at være opmærksom på processen med at opnå og købe ydelser. Det er en stor del af virksomhedens succes. Så for at lære mere om denne proces, kan du læse alt fra denne artikel. Vi vil give dig den komplette definition af indkøbsprocessen, dens stadier og generelle trin. Med det, kom her, da vi tilbyder alle de data, du har brug for om diskussionen.

• Del 1. Hvad er indkøbsprocessen
• Del 2. Typer af indkøbsprocesser
• Del 3. Stadier af indkøbsprocessen
• Del 4. Trin i indkøbsprocessen
• Del 5. Ofte stillede spørgsmål om indkøbsprocessen

Del 1. Hvad er indkøbsprocessen

Procurement Process Flow er en proces med køb og opnåelse af ydelser. Typisk er det i forretningsøjemed. Det er mest forbundet med forretning, fordi organisationer bør anmode om køb af varer eller tjenester. Derudover inkluderer det hele indkøbsprocessen, som er vigtig for organisationer frem til den sidste og fine købsbeslutning. Indkøbsprocessen kan kræve en del af organisationens ressourcer at administrere. Ud over det kan indkøbsprocessen være nødvendig for virksomhedens vækst og succes. Hvis du er i stand til at skaffe tjenester og varer, administrere økonomien eller gennemgå dem, er du en del af indkøbsprocessen. At have en stor indsigt i det kan guide dig til at få succes i din professionelle rolle. Desuden er det vigtigt for erhvervslivet, da det er en af de faktorer, der kan påvirke profit, besparelse og forbrug. Faktisk vurderer virksomhederne indkøbsprocessen. Det er at foretage ændringer og justeringer, der er nødvendige for at nå målet eller målet for en virksomhed. Dets primære mål er at opnå effektivitet og værdi og samtidig sikre tjenester og varer.

Del 2. Typer af indkøbsprocesser

1. Direkte indkøb

Den første type indkøb er direkte indkøb. Det handler om opnåelse af tjenester, materialer og varer, en organisation kan skabe profit. Det er gennem produktion af videresalg eller slutprodukt. Hovedformålet med at få disse varer er at forbedre de løbende relationer med andre leverandører og virksomheder. På denne måde kan de fortsætte med at lære og vokse.

2. Indirekte indkøb

I indirekte indkøb handler det om fremskaffelse af materialer, varer og tjenester, der anvendes internt. Det er for at understøtte den daglige drift. Det indirekte indkøb involverer kontorartikler, letfordærvelige genstande, møbler og køretøjer. Derudover involverer denne type indkøb indkøb af varer, der er nødvendige for den daglige drift.

3. Tjenesteindkøb

I denne type indkøb tackler det opnåelsen af menneskebaserede tjenester. Afhængigt af organisationen kan det omfatte individuelle entreprenører, advokatfirmaer, betinget arbejdskraft, sikkerhedstjenester og mere. Formålet med at opnå disse ydelser kan også omfatte at udfylde servicegabet og give fuldtidsansatte tid.

4. Vareindkøb

Det Gode Indkøb handler om indkøb af fysiske varer. Det kan dog også involvere elementer som softwareabonnementer. En effektiv vareindkøb er afhængig af god praksis for supply chain management.

Del 3. 3 stadier af indkøbsprocessen

I Procurement Management Processen har tre hovedfaser:

Indkøbsstadiet

Denne fase omfatter bestemmelse af behovet for tjenester eller produkter. Det handler også om at lede efter potentielle leverandører.

Identificer et behov - Det er nødvendigt at identificere et behov for en service eller et produkt. Det kan udløses af et bestemt projekt for at øge effektiviteten.

Søg efter forslag fra leverandører - Teamet vil søge potentielle leverandører. Forslaget skal omfatte data vedrørende leverandørers erfaringer, vilkår, priser med mere.

Vælg Leverandør - Teamet fra indkøb vil vælge den kvalificerede leverandør.

Indkøbsstadiet

I denne fase omfatter det at afgive en ordre hos den valgte leverandør. Det handler om at få en forhandling om vilkårene i kontrakten.

Diskuter vilkår og betingelser - Teamet og leverandøren vil diskutere vilkår og betingelser. Det inkluderer priser, betalingsbetingelser, levering og flere vigtige oplysninger.

Administrer indkøbsordren - Teamet vil håndtere indkøbsordren under hele opfyldelsesproceduren. Det indebærer overvågning af forsendelsen. Det er for at sikre, at servicen og produktet opfylder specifikationerne og løse ethvert problem.

Modtagelsesstadiet

Scenen handler om at modtage varer og tjenesteydelser. Stadiet handler også om at kontrollere kvaliteten og behandle betalingen.

Få tjenester og varer - Når produkterne er afsendt, vil afdelingen kontrollere dem for at sikre, at det er beskrevet i indkøbsordren.

Proces for betaling - Efter at have kontrolleret varerne og tjenesterne, vil betalingen blive behandlet.

Journalføring - Organisationen vil føre et register over alt i indkøbsprocessen. Disse optegnelser er nyttige til revisionsformål.

Del 4. Trin i indkøbsprocessen

1. Bestem behov

Processen starter med et behov for tjenester og varer. Det kan være et internt behov, som handler om materialer, der skal til for at drive virksomheden. Det kan også være eksternt, som er det materiale, som organisationen vil sælge. Dette trin omfatter også opstilling af et budget.

2. Valg af leverandører

Denne fase handler om sourcing af leverandører. Det inkluderer at kende deres evne til at tilbyde den bedste kvalitet og værdi. Når du vælger en leverandør, handler det ikke om dets gode kvalitetsprodukt. En anden ting at overveje er leverandørens omdømme.

Indsend købsrekvisition

Næste trin er at indsende en købsanmodning. Det er for at få intern godkendelse til at foretage et køb. Dette går ud på at lave en indkøbsrekvisitionsblanket og sende den til den afdeling, der er ansvarlig for økonomi.

4. Foretag indkøbsordre

Når indkøbsrekvisitionen allerede er godkendt, vil teamet indsende indkøbsordren til leverandøren. Den indeholder alle de data, leverandøren skal levere og opfylde, sammen med betalingsbetingelserne.

5. Anskaffelse af varer og tjenester

Efter bekræftelsen af købsordren vil sælgeren være i stand til at levere de bestilte tjenester og varer.

6. Behandle faktura

Sælgeren sender køberen en faktura, der beskriver, hvad ordren omfatter. Det bekræfter også salget og forfalden betaling.

7. Betaling

Efter modtagelse af faktura og ordre er modtaget, behandler kreditorteamet fakturaen til betaling.

8. Optegnelse til revision

Efter hele processen er det vigtigt at registrere alt til revision. På denne måde kan du spore alt, inklusive budgettet, betalinger og andre processer.

Når du gennemfører et indkøbsproces flowchart, er det vigtigt at bruge et fremragende værktøj som MindOnMap. Processen har brug for forskellige visuelle elementer for at forstå processen. Det omfatter former, tekst, designs og mange flere. Heldigvis kan MindOnMap tilbyde alt, hvad du har brug for. Det kan også tilbyde en nem metode til at skabe processen. Hvad mere er, kan værktøjet give den mest ligetil brugergrænseflade. På denne måde kan alle bruge værktøjet uden problemer. Desuden kan du gemme din endelige indkøbsproces i en lang række formater. Du kan gemme outputtet til JPG, PNG, PDF og også på din MindOnMap-konto. Så hvis du leder efter et pålideligt værktøj til at gennemføre en indkøbsproces, er det bedst at overveje at bruge MindOnMap. For flere detaljer, se tutorials nedenfor.

Del 5. Ofte stillede spørgsmål om indkøbsprocessen