Najbolji softver za praćenje vremena za povećanje produktivnosti i učinkovitosti radnog procesa

Praćenje radnog vremena omogućuje tvrtki uvid u troškove projekta, bolje planiranje radnog opterećenja i točno fakturiranje klijenata. Omogućuje freelanceru da vidi koliko se vremena troši na svaki posao. Za udaljene timove može prikazati obrasce rada i pomoći menadžeru da uoči probleme s rasporedom.

Desno softver za praćenje vremena uvelike će ovisiti o tome što pokušavate pratiti. Neki su vrlo osnovni (mjerači vremena i evidencije radnog vremena), neki idu puno dalje i zapravo će pratiti vaše aktivnosti, neki će pratiti vaše osoblje, a neki će vaše naplative sate pretvoriti u račune. Ovaj vodič razmatra pet takvih alata i pomoći će vam da odaberete onaj koji je pravi za vaš vlastiti tijek rada.

• Što je softver za praćenje vremena i kako funkcionira?
• Najbolja softverska rješenja za praćenje vremena za tvrtke i freelancere
• Često postavljana pitanja

Kako testiramo i pregledavamo alate za praćenje vremena

Dobra usporedba bi uzela u obzir i točnost zabilježenog vremena i korisnost izvješća. Također bi se pogledala količina truda potrebna za održavanje pouzdanih zapisa. Strukturirani pregled može procijeniti:

• • Točnost unosa vremena: rade li mjerači vremena, ručni unosi, uređivanja i postavke vremenske zone kako treba?
• • Automatizacija: funkcionira li praćenje u pozadini, uvoz kalendara, podsjetnici ili otkrivanje neaktivnosti kako je opisano.
• • Jednostavnost korištenja: Koliko je korisnicima jednostavno pokrenuti mjerače vremena, kategorizirati posao, izmijeniti unose i poslati evidenciju radnog vremena.: Mogu li korisnici filtrirati i sažeti vrijeme prema datumu, projektu, klijentu, zadatku ili članu tima.
• • Podrška za izvoz i naplatu: Mogu li se zapisi izvesti ili pretvoriti u fakture i druge poslovne dokumente kada je to potrebno.

Za praktičnu usporedbu, recenzenti mogu pratiti isti skup aktivnosti tijekom nekoliko radnih dana, kreirati reprezentativne projekte, ispraviti uzorak unosa i generirati izvješća za dosljedan raspon datuma.

Što je softver za praćenje vremena i kako funkcionira?

Softver za praćenje vremena pratit će količinu vremena koju ljudi provode na zadacima, projektima, klijentima itd. To može biti jednostavno kao pokretanje i zaustavljanje timera ili ručni unos sati ili može biti sofisticirano kao uvoz događaja iz kalendara ili softver koji jednostavno automatski bilježi korištenje računala. (Za strukturirani pristup razbijanju složenog posla na upravljive korake, pogledajte ovaj vodič za analiza zadatka.)

Uobičajene upotrebe uključuju:

• • Evidentiranje radnog vremena i prisutnosti zaposlenika.
• • Praćenje naplativih sati na klijentskim projektima.
• • Mjerenje troškova projekta i profitabilnosti projekta.
• • Razumijevanje osobne produktivnosti i distrakcija.
• • Priprema evidencija radnog vremena, računa i evidencija o plaćama.
• • Uspoređivanje procijenjenog napora sa stvarno potrebnim vremenom.

Softver za praćenje vremena ni na koji način ne mjeri produktivnost. Vrijeme provedeno na zadatku, korištenje računala i kvaliteta rezultata su odvojene stvari. Metrike koje odaberete trebale bi biti one koje zapravo prate ciljeve vašeg tima.

Zašto je automatizirano praćenje vremena važno za udaljene timove

Udaljeni timovi rade na svim vrstama lokacija, po svim vrstama rasporeda i u svim vrstama vremenskih zona. Automatizirano praćenje vremena smanjit će količinu administrativnih poslova i može pomoći ljudima da vode dosljednije evidencije.

Međutim, to će varirati ovisno o softveru. Automatizacija može varirati od praćenja aktivnosti u pozadini, unosa i podsjetnika temeljenih na kalendaru, otkrivanja vremena neaktivnosti do prijedloga o tome kako biste mogli ispuniti svoje evidencije radnog vremena. Timovi također mogu mapirati ponavljajuće aktivnosti i primopredaje s dijagram tijeka rada kako bi odgovornosti i koraci procesa bili jasniji.

Ove značajke mogu pomoći timovima:

• • Smanjite broj propuštenih ili nepotpunih vremenskih unosa.
• • Odredite redovite sastanke i obrasce rada.
• • Usporedite planirane sate sa stvarnim naporima na projektu.
• • Poboljšati koordinaciju među distribuiranim timovima.
• • Smanjite ručnu pripremu evidencije radnog vremena.

Ipak, automatizirano praćenje treba se koristiti otvoreno. Praćenje u pozadini, snimke zaslona, praćenje aplikacija i prikupljanje podataka o lokaciji mogu uzrokovati probleme s privatnošću. Organizacija bi trebala biti otvorena o tome što prikuplja, zašto im je to potrebno, tko to može vidjeti i koliko dugo će čuvati zapise.

Ako ne trebaju aktivno pratiti, onda bi alat temeljen na tajmeru ili osobni alat za praćenje produktivnosti bio dovoljan.

Najbolja softverska rješenja za praćenje vremena za tvrtke i freelancere

Alati navedeni u nastavku rade vrlo različite stvari, od vizualnog planiranja vremena do automatiziranog praćenja i fakturiranja klijentima. Oni se međusobno ne isključuju jer svaki od njih ima vrlo specifičnu primarnu svrhu.

MindOnMap

Najbolje za: Vizualno blokiranje vremena, planiranje zadataka i organizacija dnevnog tijeka rada.

MindOnMap je alat za mapiranje uma i izradu dijagrama koji vam omogućuje da vidite svoje zadatke, postavite prioritete i razložite velike projekte na manje korake. Može se koristiti zajedno s praćenjem vremena kako biste vi i vaš tim isplanirali dan, a zatim pratili vrijeme za svaki zadatak.

Freelancer koji radi na više klijentskih projekata mogao bi stvoriti središnji dnevni plan, a zatim ga podijeliti na rad s klijentima, sastanke, istraživanje, administraciju i pauze. Svaka od njih mogla bi se zatim dalje podijeliti na specifične aktivnosti i cijela stvar bi kao rezultat bila puno strukturiranija.

Ključne prednosti uključuju:

• • Vizualna organizacija zadataka: strukturirajte svoj dan i razbijte velike zadatke na manje zadatke.
• • Vremensko blokiranje podrške: odredite kada ćete raditi na važnim stvarima i identificirajte ostale konkurentske prioritete.
• • Raščlambe projekta: mapirajte odnose između aktivnosti, ključnih događaja i rezultata.
• • Planiranje komunikacije: podijelite vizualne planove kako bi vaši kolege mogli vidjeti za što su odgovorni i koji su im prioriteti.

MindOnMap je koristan za planiranje rada prije početka i za uvid u to kako se različiti zadaci uklapaju. Omogućuje vam izradu jasnog plana koji će zauzvrat informirati vaše upravljanje vremenom.

MindOnMap nije sustav za praćenje vremena u konvencionalnom smislu. Ne funkcionira kao mjerač vremena, automatizirano praćenje aktivnosti, izvješće o naplativim satima ili evidencija radnog vremena. Ako želite pratiti sate i/ili izrađivati evidenciju o naplati, trebali biste koristiti vizualno planiranje zajedno s alatom za praćenje vremena.

Prebaci/Isključi praćenje

Najbolje za: Freelanceri i timovi koji žele samo osnovno evidentiranje vremena i izvještavanje.

Toggl Track služi za praćenje vremena u odnosu na projekte, klijente i zadatke. Možete pokrenuti i zaustaviti mjerač vremena ili ručno dodati vremenske unose. Vrijeme koje ste pratili zatim se može pregledati putem izvješća.

Ključne značajke uključuju:

• • Tajmeri s jednim klikom i ručni unos vremena.
• • Organizacija projekta, klijenta i zadataka.
• • Prikazi kalendara i unosa vremena.
• • Sažeta i detaljna izvješća.
• • Izvještavanje tima i integracije (ovisno o planu).

Toggl Track je savršen za freelancere koji žele dobiti uvid u to koliko im traje posao i za timove koji žele usporediti količinu vremena utrošenog na rad kod različitih klijenata i projekata.

Toggl Track ima vrlo pojednostavljen tijek rada i kao takav ga je zapravo prilično lako pokrenuti. Ako ste u situaciji u kojoj vam je potreban obračun plaća, GPS praćenje terena ili vrsta detaljnog praćenja zaposlenika koju dobivate s potpunijim rješenjem za praćenje radne snage, tada ćete morati provjeriti ima li Toggl Track zapravo te mogućnosti ili bi li neki drugi alat bio bolja opcija.

Hubstaff

Najbolje za: Distribuirani i terenski timovi kojima je potrebno praćenje vremena s vidljivošću radne snage.

Hubstaff je alat za praćenje vremena s mogućnostima upravljanja radnom snagom. Ovisno o vašoj pretplati, razini konfiguracije i uređaju koji koristite, možete pratiti radne sate, izrađivati vremenske listove, nadzirati metrike aktivnosti i koristiti praćenje lokacije za terenski rad.

Ključne značajke uključuju:

• • Praćenje vremena na računalu i mobilnim uređajima.
• • Automatizirane evidencije radnog vremena i prisutnosti.
• • Pokazatelji aktivnosti temeljeni na unosu s tipkovnice i miša.
• • Neobavezne snimke zaslona i praćenje aktivnosti aplikacije/web stranice.
• • GPS praćenje i geofencing za podržane terenske tijekove rada.
• • Izvještavanje o radnoj snazi i projektima.

Hubstaff bi bio prikladan za tvrtke koje trebaju upravljati svojim terenskim osobljem, pratiti prisutnost ili pregledavati evidenciju radnog vremena za geografski raspršenu radnu snagu.

Njegove mogućnosti praćenja također treba pažljivo razmotriti. Pritisci tipki i aktivnost miša nisu nužno pokazatelj kvalitete ili vrijednosti obavljenog posla, a snimanje zaslona/praćenje lokacije možda nije prikladno za svaku ulogu. Praćenje treba uvesti na temelju stvarnih poslovnih potreba, zakona i privatnosti zaposlenika.

Timovi kojima je potreban samo jednostavan mjerač vremena i izvješće o naplativim satima vjerojatno će biti savršeno zadovoljni jednostavnijim alatom.

Žetva

Najbolje za: Freelanceri, agencije i slični koji naplaćuju po satu.

Harvest povezuje praćenje vremena s budžetiranjem projekata, praćenjem troškova, izvještavanjem i fakturiranjem. Možete evidentirati vrijeme za klijente i projekte, pregledavati proračune i pretvoriti odobrene unose vremena u fakture.

Ključne značajke uključuju:

• • Mjerači vremena i dnevni/tjedni evidencije radnog vremena.
• • Organizacija klijenta, projekta i zadatka.
• • Praćenje naplativog i nenaplativog vremena.
• • Proračuni projekata i analiza troškova.
• • Praćenje troškova i fakturiranje.
• • Integracije računovodstva i plaćanja (ovisno o vašim postavkama).

Harvest je idealan za tvrtke koje žele povezati svoje zabilježene sate s prihodima. Na primjer, dizajnerska agencija mogla bi usporediti procijenjene sate projekta sa stvarno odrađenim satima, provjeriti preostali proračun, a zatim generirati račun iz naplativih unosa.

Njegova glavna snaga je u mogućnosti povezivanja evidencije radnog vremena s financijskim tijekovima rada. Alat koji bi se prvenstveno bavio praćenjem vremena provedenog na računalu ili automatskim kategoriziranjem osobne produktivnosti bio bi sasvim druga stvar.

Vrijeme spašavanja

Najbolje za: one koji žele kontrolirati svoje digitalne navike i poboljšati svoju koncentraciju.

RescueTime se bavi automatiziranim praćenjem aktivnosti i uvidima u produktivnost. Prati količinu vremena koju provodite u raznim aplikacijama i web stranicama, kategorizira aktivnosti, a zatim vam pruža izvješće koje prikazuje obrasce.

Ovisno o planu, značajke mogu uključivati:

• • Automatsko praćenje aktivnosti u pozadini.
• • Izvješća u kategorijama Aplikacije, Web-stranice i Produktivnost.
• • Dnevni i tjedni sažeci.
• • Sesije fokusiranja i blokiranje ometanja
• • Ciljevi, upozorenja i trendovi aktivnosti.
• • Praćenje projekata i zadataka putem niza dostupnih značajki i planova.

RescueTime vam može pomoći da utvrdite koliko vremena provodite fokusirano radeći, koliko komunicirajući, koliko pregledavajući i tako dalje, uz sve ostale digitalne aktivnosti. Može vam pokazati obrasce koje jednostavno ne biste mogli uočiti putem sjećanja.

Kategorije aktivnosti i rezultati produktivnosti samo su pokazatelji, a ne točne mjere učinka. Vrijeme provedeno u čitanju, vrijeme provedeno u istraživanju, vrijeme provedeno u razmišljanju itd. može biti produktivno čak i ako sustav to ne klasificira kao produktivnu aktivnost na isti način kao stvarni rad na računalu.

RescueTime je zapravo više u području analize osobne produktivnosti nego što je za fakturiranje klijenata ili potpuni obračun plaća.

Usporedba softvera za praćenje vremena

Ako vam je glavni cilj organizirati dnevne prioritete, a ne bilježiti sate, ovo alati za upravljanje vremenom ponuditi dodatne mogućnosti za razmatranje.

Usporedba ocrtava primarnu upotrebu svakog proizvoda. Dostupne značajke, opcije izvješćivanja i ograničenja korištenja naravno će se razlikovati ovisno o pretplati i konfiguraciji.

Često postavljana pitanja