Softueri më i mirë i ndjekjes së kohës për të rritur produktivitetin dhe efikasitetin e rrjedhës së punës

Gjurmimi i orarit të punës i lejon një biznesi të shohë kostot e projektit, mundëson planifikim më të mirë të ngarkesës së punës dhe lejon faturimin e saktë të klientit. I mundëson punonjësit të pavarur të shohë se sa kohë shpenzohet për secilën punë. Për ekipet në distancë, mund të tregojë modelet e punës dhe të ndihmojë menaxherin të dallojë problemet e planifikimit.

E djathta softuer për ndjekjen e kohës do të varet shumë nga ajo që po përpiqeni të gjurmoni. Disa janë shumë bazike (kohëmatësit dhe fletët e orarit), disa shkojnë shumë më tej dhe do të gjurmojnë aktivitetet tuaja, disa do të gjurmojnë stafin tuaj dhe disa do të marrin orët tuaja të faturueshme dhe do t'i shndërrojnë ato në fatura. Ky udhëzues shqyrton pesë nga këto mjete dhe do t'ju ndihmojë të zgjidhni atë që është i duhuri për rrjedhën tuaj të punës.

• Çfarë është një program për ndjekjen e kohës dhe si funksionon?
• Zgjidhjet më të mira të softuerëve për ndjekjen e kohës për bizneset dhe profesionistët e pavarur
• Pyetjet e shpeshta

Si i testojmë dhe shqyrtojmë mjetet e ndjekjes së kohës

Një krahasim i mirë do të shqyrtonte si saktësinë e kohës së regjistruar ashtu edhe dobinë e raporteve. Ai gjithashtu do të shqyrtonte sasinë e përpjekjeve të nevojshme për të mbajtur të dhëna të besueshme. Një shqyrtim i strukturuar mund të vlerësojë:

• • Saktësia e futjes së kohës: a funksionojnë siç duhet kohëmatësit, futjet manuale, ndryshimet dhe cilësimet e zonës kohore?
• • Automatizimi: nëse gjurmimi në sfond, importimi i kalendarit, përkujtuesit ose zbulimi i gjendjes së papërgatitur funksionojnë siç përshkruhet.
• • Lehtësia e përdorimit: Sa e lehtë është për përdoruesit të fillojnë kohëmatësit e tyre, të kategorizojnë punën e tyre, të ndryshojnë hyrjet e tyre dhe të dorëzojnë fletët e tyre të kohës.: Nëse përdoruesit mund të filtrojnë dhe përmbledhin kohën sipas datës, projektit, klientit, detyrës ose anëtarit të ekipit.
• • Mbështetje për eksportimin dhe faturimin: Nëse të dhënat mund të eksportohen ose të konvertohen në fatura dhe dokumente të tjera biznesi kur është e nevojshme.

Për një krahasim praktik, recensentët mund të gjurmojnë të njëjtin grup aktivitetesh gjatë disa ditëve pune, të krijojnë projekte përfaqësuese, të korrigjojnë një hyrje shembullore dhe të gjenerojnë raporte për një interval datash të qëndrueshëm.

Çfarë është një program për ndjekjen e kohës dhe si funksionon?

Softueri i ndjekjes së kohës do të ndjekë sasinë e kohës që njerëzit kalojnë në detyra, projekte, klientë etj. Mund të jetë aq i thjeshtë sa të fillosh dhe ndalosh një kohëmatës ose të futësh orë manualisht ose mund të jetë aq i sofistikuar sa të importosh ngjarje kalendarike ose softueri thjesht të regjistrojë përdorimin e kompjuterit automatikisht. (Për një qasje të strukturuar për ndarjen e punës komplekse në hapa të menaxhueshëm, shihni këtë udhëzues për...) analiza e detyrës.)

Përdorimet e zakonshme përfshijnë:

• • Regjistrimi i orarit të punës dhe pjesëmarrjes së punonjësve.
• • Ndjekja e orëve të faturueshme në projektet e klientëve.
• • Matja e kostos së projektit dhe rentabilitetit të tij.
• • Kuptimi i produktivitetit personal dhe shpërqendrimeve.
• • Përgatitja e fletëve të kohës, faturave dhe regjistrave të pagave.
• • Krahasimi i përpjekjes së vlerësuar me kohën reale të marrë.

Softueri i ndjekjes së kohës nuk e mat në asnjë mënyrë produktivitetin. Koha e shpenzuar për një detyrë, përdorimi i kompjuterit dhe cilësia e rezultatit janë të gjitha gjëra të ndara. Metrikat që zgjidhni duhet të jenë ato që në të vërtetë përputhen me objektivat e ekipit tuaj.

Pse Ndjekja Automatike e Kohës është e Rëndësishme për Ekipet në Distancë

Ekipet në distancë punojnë në të gjitha llojet e vendeve, në të gjitha llojet e orareve dhe në të gjitha llojet e zonave kohore. Gjurmimi automatik i kohës do të zvogëlojë sasinë e administrimit dhe mund t'i ndihmojë njerëzit të mbajnë të dhëna më të qëndrueshme.

Megjithatë, do të ndryshojë në varësi të softuerit. Automatizimi mund të shkojë nga gjurmimi i aktivitetit në sfond, hyrjet dhe përkujtesat në kalendar, zbulimi i kohës së lirë deri te sugjerimet se si mund të veproni për plotësimin e fletëve të kohës. Ekipet gjithashtu mund të hartëzojnë aktivitetet dhe shpërndarjet e përsëritura me një diagrami i rrjedhës së punës për t’i bërë përgjegjësitë dhe hapat e procesit më të qartë.

Këto karakteristika mund të ndihmojnë ekipet:

• • Zvogëloni numrin e shënimeve kohore që janë humbur ose të paplota.
• • Identifikoni takimet e rregullta dhe modelet e punës.
• • Krahasoni orët e planifikuara me përpjekjet aktuale të projektit.
• • Përmirësoni koordinimin midis ekipeve të shpërndara.
• • Zvogëloni përgatitjen manuale të fletës së kohës.

Megjithatë, gjurmimi i automatizuar duhet të përdoret hapur. Monitorimi në sfond, pamjet e ekranit, gjurmimi i aplikacioneve dhe mbledhja e të dhënave të vendndodhjes janë të gjitha gjëra që mund të shkaktojnë probleme me privatësinë. Organizata duhet të jetë e hapur në lidhje me atë që po mbledh, pse i nevojitet, kush mund ta shohë atë dhe për sa kohë do t'i mbajë të dhënat.

Nëse nuk kanë nevojë të monitorojnë në mënyrë aktive, atëherë një mjet i bazuar në kohëmatës ose një gjurmues personal i produktivitetit do të ishte i përshtatshëm.

Zgjidhjet më të mira të softuerëve për ndjekjen e kohës për bizneset dhe profesionistët e pavarur

Mjetet e listuara më poshtë bëjnë gjëra shumë të ndryshme, nga planifikimi vizual i kohës deri te monitorimi i automatizuar dhe faturimi i klientëve. Ato nuk përjashtojnë njëra-tjetrën pasi secila ka një qëllim parësor shumë specifik.

MindOnMap

Më e mira për: Bllokimi vizual i kohës, planifikimi i detyrave dhe organizimi i rrjedhës së punës së ditës suaj.

MindOnMap është një mjet për hartëzim mendore dhe diagramim që ju mundëson të shihni detyrat tuaja, të vendosni prioritetet tuaja dhe t'i ndani projektet e mëdha në hapa më të vegjël. Mund të përdoret së bashku me ndjekjen e kohës për t'ju ndihmuar juve dhe ekipit tuaj të planifikoni ditën dhe më pas të ndiqni kohën për secilën detyrë.

Një punonjës i pavarur që punon në një numër projektesh klientësh mund të krijojë një plan qendror ditor dhe më pas ta ndajë atë në punë me klientin, takime, kërkime, administrim dhe pushime. Secili prej tyre mund të ndahet më tej në aktivitete specifike dhe si rezultat i gjithë procesi do të jetë shumë më i strukturuar.

Përfitimet kryesore përfshijnë:

• • Organizimi vizual i detyrave: strukturoni ditën tuaj dhe ndani punët e mëdha në detyra më të vogla.
• • Bllokimi kohor i mbështetjes: përcaktoni se kur do të punoni për gjërat e rëndësishme dhe identifikoni prioritetet e tjera konkurruese.
• • Ndarjet e projektit: hartëzoni marrëdhëniet midis aktiviteteve, momenteve kyçe dhe rezultateve të arritura.
• • Planifikimi i komunikimit: ndani planet vizuale në mënyrë që kolegët tuaj të mund të shohin se për çfarë janë përgjegjës dhe cilat janë prioritetet e tyre.

MindOnMap është i dobishëm për planifikimin e punës suaj përpara se të filloni dhe për të parë se si detyrat e ndryshme përputhen me njëra-tjetrën. Ju mundëson të hartoni një plan të qartë i cili nga ana tjetër do të informojë menaxhimin tuaj të kohës.

MindOnMap nuk është një sistem për ndjekjen e kohës në kuptimin konvencional. Ai nuk vepron si një kohëmatës, një gjurmues automatik i aktiviteteve, një raport i orëve të faturueshme ose një fletë page. Nëse doni të gjurmoni orët dhe/ose të krijoni të dhëna faturimi, atëherë duhet të përdorni planifikimin vizual në lidhje me një mjet për ndjekjen e kohës.

Aktivizo/çaktivizo këngën

Më e mira për: Freelancerë dhe ekipe që duan vetëm disa regjistrime dhe raportime bazë të kohës.

Toggl Track ka të bëjë tërësisht me ndjekjen e kohës kundrejt projekteve, klientëve dhe detyrave. Mund të filloni dhe ndaloni një kohëmatës ose të shtoni manualisht hyrje kohore. Koha që keni ndjekur mund të shihet më pas nëpërmjet raporteve.

Karakteristikat kryesore përfshijnë:

• • Kohëmatës me një klikim dhe futje manuale e kohës.
• • Organizimi i projektit, klientit dhe detyrës.
• • Pamje të kalendarit dhe të hyrjes së kohës.
• • Raporte përmbledhëse dhe të detajuara.
• • Raportimi dhe integrimet e ekipit (në varësi të planit).

Toggl Track është perfekt për punonjësit e pavarur që duan të kenë një kontroll mbi kohëzgjatjen e punës së tyre dhe për ekipet që duan të krahasojnë sasinë e kohës së shpenzuar në punë midis klientëve dhe projekteve.

Toggl Track ka një rrjedhë pune shumë të efektshme dhe si i tillë është në fakt mjaft i lehtë për t’u instaluar dhe përdorur. Nëse jeni në një situatë ku keni nevojë për paga, gjurmim të terrenit me GPS ose llojin e monitorimit të detajuar të punonjësve që merrni me një zgjidhje më të plotë të monitorimit të fuqisë punëtore, atëherë do t'ju duhet të kontrolloni nëse Toggl Track i ka vërtet ato aftësi ose nëse një mjet tjetër do të ishte një opsion më i mirë.

Hubstaff

Më e mira për: Ekipet e shpërndara dhe në terren që kanë nevojë për monitorim të kohës me dukshmëri të fuqisë punëtore.

Hubstaff është një mjet për ndjekjen e kohës me aftësi për menaxhimin e fuqisë punëtore. Në varësi të abonimit tuaj, nivelit të konfigurimit dhe pajisjes që po përdorni, mund të ndiqni orët e punës, të krijoni fletë orari, të monitoroni metrikat e aktivitetit dhe të përdorni ndjekjen e vendndodhjes për punën në terren.

Karakteristikat kryesore përfshijnë:

• • Ndjekja e kohës në desktop dhe celular.
• • Fletë orari dhe regjistrime të pjesëmarrjes automatike.
• • Tregues aktiviteti bazuar në të dhënat e tastierës dhe mausit.
• • Pamje të ekranit opsionale dhe gjurmim i aktivitetit të aplikacionit/faqes së internetit.
• • Gjurmimi me GPS dhe gjeo-gardhimi për rrjedhat e punës në terren të mbështetura.
• • Raportimi i fuqisë punëtore dhe i projektit.

Hubstaff do të ishte i përshtatshëm për bizneset që duhet të menaxhojnë stafin e tyre në terren, të gjurmojnë pjesëmarrjen ose të rishikojnë të dhënat e kohës për një fuqi punëtore të shpërndarë gjeografikisht.

Aftësitë e monitorimit gjithashtu duhet të merren në konsideratë me kujdes. Shtypja e tastierës dhe aktiviteti i mausit nuk janë domosdoshmërisht një tregues i cilësisë ose vlerës së punës që kryhet dhe kapja e ekranit/gjurmimi i vendndodhjes mund të mos jetë i përshtatshëm për çdo rol. Monitorimi duhet të futet në bazë të nevojave aktuale të biznesit, ligjit dhe privatësisë së punonjësve.

Ekipet që kanë nevojë vetëm për një kohëmatës të thjeshtë dhe një raport orari të faturueshëm ka të ngjarë të jenë plotësisht të kënaqur me një mjet më të thjeshtë.

Korrje

Më e mira për: Freelancerë, agjenci e të ngjashme që faturojnë me orë.

Harvest lidh ndjekjen e kohës me buxhetimin e projektit, ndjekjen e shpenzimeve, raportimin dhe faturimin. Ju mund të regjistroni kohën kundrejt klientëve dhe projekteve, të shikoni buxhetet dhe t'i ktheni të dhënat e miratuara të kohës në fatura.

Karakteristikat kryesore përfshijnë:

• • Kohëmatës dhe fletëllogaritëse ditore/javore.
• • Organizimi i klientit, projektit dhe detyrës.
• • Gjurmimi i kohës së faturueshme dhe jo të faturueshme.
• • Buxhetet e projektit dhe analiza e kostos.
• • Ndjekja e shpenzimeve dhe faturimi.
• • Integrime të kontabilitetit dhe pagesave (në varësi të konfigurimit tuaj).

Harvest është ideal për bizneset që duan të jenë në gjendje të lidhin orët e tyre të regjistruara me të ardhurat. Një agjenci dizajni, për shembull, mund të krahasojë orët e vlerësuara të një projekti me orët aktuale të punuara, të kontrollojë buxhetin e mbetur dhe më pas të vazhdojë të gjenerojë një faturë nga të dhënat e faturueshme.

Forca e tij kryesore qëndron në aftësinë për të lidhur të dhënat e kohës me rrjedhat financiare të punës. Një mjet që do të kishte të bënte kryesisht me ndjekjen e kohës në kompjuter ose kategorizimin automatik të produktivitetit personal do të ishte një gjë shumë e ndryshme.

Koha e Shpëtimit

Më e mira për: ata që duan të përmirësojnë zakonet e tyre dixhitale dhe të përmirësojnë përqendrimin e tyre.

RescueTime ka të bëjë tërësisht me gjurmimin automatik të aktivitetit dhe njohuritë e produktivitetit. Ai gjurmon sasinë e kohës që kaloni në aplikacione dhe faqe interneti të ndryshme, kategorizon aktivitetet dhe më pas ju ofron një raport që tregon modelet.

Në varësi të planit, karakteristikat mund të përfshijnë:

• • Gjurmim automatik i aktivitetit në sfond.
• • Raportet në kategoritë Aplikacione, Faqe Interneti dhe Produktivitet.
• • Përmbledhje ditore dhe javore.
• • Seanca përqendrimi dhe bllokimi i shpërqendrimit
• • Objektivat, alarmet dhe trendet e aktivitetit.
• • Ndjekja e projekteve dhe detyrave nëpërmjet gamës së veçorive dhe planeve të disponueshme.

RescueTime mund t'ju ndihmojë të kuptoni se sa kohë shpenzoni në punë të fokusuar, sa në komunikim, sa në shfletim e kështu me radhë me të gjitha aktivitetet e tjera të ndryshme dixhitale. Mund t'ju tregojë modele që thjesht nuk do të ishit në gjendje t'i dallonit nëpërmjet kujtesës.

Kategoritë e aktiviteteve dhe rezultatet e produktivitetit janë vetëm tregues, jo masa të sakta të performancës. Koha e kaluar duke lexuar, koha e kaluar duke kërkuar, koha e kaluar duke menduar etj., të gjitha mund të jenë produktive edhe nëse sistemi nuk e klasifikon atë si aktivitet produktiv në të njëjtën mënyrë si puna aktuale në kompjuter.

RescueTime është më shumë në sferën e analizës së produktivitetit personal sesa për faturimin e klientëve ose listën e plotë të pagave.

Krahasimi i Softuerëve të Ndjekjes së Kohës

Nëse qëllimi juaj kryesor është të organizoni prioritetet e përditshme në vend që të regjistroni orët, këto mjetet e menaxhimit të kohës ofroni mundësi shtesë për t'u marrë në konsideratë.

Krahasimi përshkruan përdorimin kryesor të secilit produkt. Karakteristikat e disponueshme, opsionet e raportimit dhe kufijtë e përdorimit sigurisht që do të ndryshojnë në varësi të abonimit dhe konfigurimit.

Pyetjet e shpeshta