Një diskutim i plotë rreth procesit të menaxhimit të prokurimit

Çfarë është një proces prokurimi? Epo, në një biznes, është thelbësore të jesh i vetëdijshëm për procesin e marrjes dhe blerjes së shërbimeve. Është një pjesë e madhe e suksesit të biznesit. Pra, për të mësuar më shumë rreth këtij procesi, mund të lexoni gjithçka nga ky artikull. Ne do t'ju japim përkufizimin e plotë të procesit të prokurimit, fazat e tij dhe hapat e përgjithshëm. Me këtë, ejani këtu pasi ne ofrojmë të gjitha të dhënat që ju nevojiten për diskutimin.

• Pjesa 1. Çfarë është procesi i prokurimit
• Pjesa 2. Llojet e procesit të prokurimit
• Pjesa 3. Fazat e Procesit të Prokurimit
• Pjesa 4. Hapat e procesit të prokurimit
• Pjesa 5. Pyetjet e shpeshta rreth Procesit të Prokurimit

Pjesa 1. Çfarë është procesi i prokurimit

Rrjedha e Procesit të Prokurimit është një proces i blerjes dhe marrjes së shërbimeve. Në mënyrë tipike, është për qëllime biznesi. Ajo është më e lidhur me biznesin sepse organizatat duhet të kërkojnë blerjen e mallrave ose shërbimeve. Plus, ai përfshin të gjithë procesin e prokurimit i cili është i rëndësishëm për organizatat që çojnë në vendimin e fundit dhe të mirë të blerjes. Procesi i prokurimit mund të kërkojë një pjesë të burimeve të organizatës për të menaxhuar. Përveç kësaj, procesi i prokurimit mund të jetë i nevojshëm për rritjen dhe suksesin e biznesit. Nëse jeni në pozicionin e marrjes së shërbimeve dhe mallrave, menaxhimin e financave ose rishikimin e tyre, ju jeni pjesë e procesit të prokurimit. Të kesh një pasqyrë të madhe në të mund t'ju udhëzojë të keni sukses në rolin tuaj profesional. Për më tepër, është e rëndësishme për biznesin pasi është një nga faktorët që mund të ndikojë në fitimin, kursimet dhe shpenzimet. Aktualisht, bizneset janë duke vlerësuar procesin e prokurimit. Është për të bërë ndryshime dhe rregullime të nevojshme për arritjen e qëllimit ose objektivit të një biznesi. Qëllimi i tij kryesor është të arrijë efikasitet dhe vlerë duke siguruar shërbime dhe mallra.

Pjesa 2. Llojet e procesit të prokurimit

1. Prokurim Direkt

Lloji i parë i prokurimit është prokurimi i drejtpërdrejtë. Bëhet fjalë për marrjen e shërbimeve, materialeve dhe mallrave që një organizatë mund të krijojë fitim. Është përmes prodhimit të rishitjes ose produktit përfundimtar. Qëllimi kryesor i marrjes së këtyre artikujve është të përmirësojë marrëdhëniet e vazhdueshme me furnitorët dhe bizneset e tjera. Në këtë mënyrë, ata mund të vazhdojnë të mësojnë dhe të rriten.

2. Prokurimi indirekt

Në Prokurimin Indirekt, bëhet fjalë për marrjen e materialeve, mallrave dhe shërbimeve të përdorura brenda. Është për të mbështetur operacionet e përditshme. Prokurimi indirekt përfshin furnizime zyre, artikuj që prishen, mobilje dhe automjete. Për më tepër, ky lloj prokurimi përfshin blerjet e artikujve që janë të nevojshëm për operacionet e përditshme.

3. Prokurimi i Shërbimeve

Në këtë lloj prokurimi, ai trajton marrjen e shërbimeve të bazuara në njerëz. Në varësi të organizatës, ai mund të përfshijë kontraktorë individualë, firma ligjore, punë kontingjente, shërbime sigurie dhe më shumë. Qëllimi i marrjes së këtyre shërbimeve mund të përfshijë gjithashtu plotësimin e boshllëkut të shërbimit dhe dhënien e kohës së plotë të stafit.

4. Prokurimi i mallrave

Prokurimi i mirë ka të bëjë me prokurimin e artikujve fizikë. Megjithatë, mund të përfshijë edhe artikuj si abonimet e softuerit. Një prokurim efektiv i mallrave mbështetet në praktikat e shkëlqyera të menaxhimit të zinxhirit të furnizimit.

Pjesa 3. 3 Fazat e Procesit të Prokurimit

Procesi i Menaxhimit të Prokurimit ka tre faza kryesore:

Faza e Burimeve

Kjo fazë përfshin përcaktimin e nevojës për shërbime ose produkte. Bëhet fjalë gjithashtu për kërkimin e furnizuesve të mundshëm.

Identifikoni një nevojë - Është e nevojshme të identifikohet nevoja për një shërbim ose produkt. Mund të nxitet nga një projekt i caktuar për të rritur efikasitetin.

Kërkoni propozimin e furnizuesve - Ekipi do të kërkojë furnizues të mundshëm. Propozimi duhet të përfshijë të dhëna në lidhje me përvojën e furnitorëve, kushtet, çmimet dhe më shumë.

Zgjidhni Furnizuesin - Ekipi nga prokurimi do të zgjedhë furnizuesin e kualifikuar.

Faza e blerjes

Në këtë fazë, përfshin vendosjen e një porosie me furnizuesin e zgjedhur. Bëhet fjalë për të pasur një negociatë për kushtet e kontratës.

Diskutoni Termat dhe Kushtet - Ekipi dhe furnizuesi do të diskutojnë termat dhe kushtet. Ai përfshin çmimin, kushtet e pagesës, dorëzimin dhe informacione më të rëndësishme.

Menaxhoni Urdhrin e Blerjes - Ekipi do të trajtojë porosinë e blerjes gjatë gjithë procedurës së përmbushjes. Ai përfshin monitorimin e dërgesës. Është për të siguruar që shërbimi dhe produkti të përmbushin specifikimet dhe të zgjidhin çdo problem.

Faza e pranimit

Skena ka të bëjë me marrjen e mallrave dhe shërbimeve. Faza ka të bëjë gjithashtu me kontrollin e cilësisë dhe përpunimin e pagesës.

Merrni shërbime dhe mallra - Kur produktet të jenë dërguar, departamenti do t'i kontrollojë ato për t'u siguruar që ato janë të përshkruara në porosinë e blerjes.

Procesi i pagesës - Pas inspektimit të mallrave dhe shërbimeve, pagesa do të procesohet.

Mbajtja e të dhënave - Organizata do të mbajë një regjistër për gjithçka në procesin e prokurimit. Këto të dhëna janë të dobishme për qëllime auditimi.

Pjesa 4. Hapat e procesit të prokurimit

1. Përcaktoni nevojat

Procesi fillon me nevojën për shërbime dhe mallra. Mund të jetë një nevojë e brendshme, e cila ka të bëjë me materialet e nevojshme për të drejtuar biznesin. Mund të jetë gjithashtu i jashtëm, i cili është materiali që organizata do të shesë. Ky hap përfshin gjithashtu përcaktimin e një buxheti.

2. Zgjedhja e shitësve

Kjo fazë ka të bëjë me sigurimin e shitësve. Ai përfshin njohjen e aftësisë së tyre për të ofruar cilësinë dhe vlerën më të mirë. Kur zgjidhni një shitës, nuk bëhet fjalë për produktin e tij me cilësi të mirë. Një tjetër gjë për t'u marrë parasysh është reputacioni i shitësit.

Paraqisni kërkesën për blerje

Hapi tjetër është të bëni një kërkesë blerjeje. Është për të marrë miratimin e brendshëm për të bërë një blerje. Kjo përfshin krijimin e një formulari të kërkesës për blerje dhe kalimin e tij tek departamenti që është përgjegjës për financat.

4. Bëni Urdhër Blerje

Kur kërkesa për blerje është miratuar tashmë, ekipi do t'ia dorëzojë PO shitësit. Ai përmban të gjitha të dhënat që shitësi duhet të dorëzojë dhe përmbushë, së bashku me kushtet e pagesës.

5. Marrja e mallrave dhe shërbimeve

Pas konfirmimit të porosisë së blerjes, shitësi do të jetë në gjendje të dorëzojë shërbimet dhe mallrat e porositura.

6. Fatura e procesit

Shitësi do t'i dërgojë blerësit një faturë që përshkruan se çfarë përfshin porosia. Ai gjithashtu konfirmon shitjen dhe pagesën e duhur.

7. Pagesa

Pas marrjes së faturës dhe marrjes së porosisë, ekipi i llogarive të pagueshme do të përpunojë faturën për pagesë.

8. Procesverbali për auditim

Pas gjithë procesit, është e rëndësishme të regjistroni gjithçka për auditim. Në këtë mënyrë, ju mund të gjurmoni gjithçka, duke përfshirë buxhetin, pagesat dhe proceset e tjera.

Kur kryeni një diagram të rrjedhës së procesit të prokurimit, është e rëndësishme të përdorni një mjet të shkëlqyer si MindOnMap. Procesi ka nevojë për elementë të ndryshëm vizualë për të kuptuar procesin. Ai përfshin forma, tekst, dizajne dhe shumë të tjera. Fatmirësisht, MindOnMap mund të ofrojë gjithçka që ju nevojitet. Mund të ofrojë gjithashtu një metodë të lehtë të krijimit të procesit. Për më tepër, mjeti mund të sigurojë ndërfaqen më të drejtpërdrejtë të përdoruesit. Në këtë mënyrë, çdokush mund ta përdorë mjetin pa asnjë vështirësi. Për më tepër, ju mund ta ruani procesin tuaj përfundimtar të prokurimit në një gamë të gjerë formatesh. Ju mund ta ruani rezultatin në JPG, PNG, PDF dhe gjithashtu në llogarinë tuaj MindOnMap. Pra, nëse jeni duke kërkuar për një mjet të besueshëm për kryerjen e një procesi prokurimi, është më mirë të konsideroni përdorimin e MindOnMap. Për më shumë detaje, shihni mësimet më poshtë.

Pjesa 5. Pyetjet e shpeshta rreth Procesit të Prokurimit