கூட்டக் குறிப்புகள் மற்றும் குறிப்புகளுக்கான இலவச வார்ப்புருவை உருவாக்குவதற்கான வழிகாட்டி
கூட்டத்தில் விவாதிக்கப்பட்ட ஒவ்வொரு முக்கிய விவரத்தையும் பெறுவதற்கு, கூட்டக் குறிப்புகள் அவசியமானவை. வழங்கப்பட்ட விவரங்களுக்கு ஏற்ப உங்கள் பணியையோ அல்லது திட்டத்தையோ நீங்கள் செய்வதற்காக, ஒரு சிறு விவரத்தையும் தவறவிடாமல் இருப்பதை உறுதிசெய்யும் ஒரு செயல்முறையே இது. இந்தக் கட்டுரையில், சிறந்த கருவியைப் பயன்படுத்தி கூட்டக் குறிப்புகளை எவ்வாறு உருவாக்குவது, அதன் வரையறை மற்றும் அது ஏன் முக்கியமானது என்பதைப் பற்றி மேலும் புரிந்துகொள்வது எப்படி என்று நாங்கள் உங்களுக்கு வழிகாட்டுவோம். ஒரு கூடுதல் அம்சமாக, நீங்கள் உங்கள் கூட்டக் குறிப்புகளை எளிதாகத் தொடங்குவதற்காக, வார்ப்புருக்களையும் எடுத்துக்காட்டுகளையும் நாங்கள் உங்களுக்கு வழங்குவோம்.
- பகுதி 1: கூட்டக் குறிப்புகள் என்றால் என்ன, அவை ஏன் முக்கியமானவை
- பகுதி 2: பயனுள்ள கூட்டக் குறிப்புகளின் முக்கிய கூறுகள்
- பகுதி 3: கூட்டக் குறிப்பு வார்ப்புருக்கள் மற்றும் எடுத்துக்காட்டுகள்
- பகுதி 4: பயனுள்ள கூட்டக் குறிப்புகளை எழுதுவது எப்படி
- பகுதி 5: சந்திப்புக் குறிப்புகளைத் தெளிவாக ஒழுங்கமைக்க MindOnMap-ஐப் பயன்படுத்தவும்
- வழிகாட்டியுடன் கூடிய கூட்டக் குறிப்பு வார்ப்புருக்கள் பற்றிய அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்
சுருக்கமான பதில்: கூட்டக் குறிப்புகள் என்பவை ஒரு கூட்டத்தின் முக்கிய விவாதங்கள், முடிவுகள், பங்கேற்பாளர்கள் மற்றும் செய்ய வேண்டிய பணிகள் ஆகியவற்றின் எழுத்துப்பூர்வமான பதிவாகும். ஒரு சிறந்த கூட்டக் குறிப்பை உருவாக்க, ஒரு நிகழ்ச்சி நிரலைத் தயாரித்து, முக்கியமான முடிவுகளைப் பதிவுசெய்து, பொறுப்புகளையும் காலக்கெடுவையும் ஒதுக்கி, அந்த ஆவணத்தை உடனடியாகப் பகிரவும். MindOnMap போன்ற ஒரு வார்ப்புரு அல்லது கருவி, கூட்டக் குறிப்புகளைத் தெளிவாக ஒழுங்கமைக்க உதவும்.
பகுதி 1: கூட்டக் குறிப்புகள் என்றால் என்ன, அவை ஏன் முக்கியமானவை
கூட்டக் குறிப்புகள்
கூட்டக் குறிப்புகள் என நாம் வரையறுப்பது என்னவென்றால், இது நீங்கள் நடத்திய கூட்டத்தின் அதிகாரப்பூர்வமான எழுத்துப்பூர்வப் பதிவாகும். வருகை, விவாதிக்கப்பட்ட தலைப்புகள், பங்கேற்பாளர்களின் கருத்துக்கள், ஒதுக்கப்பட்ட பணிகள் மற்றும் பல போன்ற முக்கிய விவரங்களைப் பதிவு செய்வதற்கான ஒரு வழியாக இது உள்ளது. ஒட்டுமொத்தமாக, கூட்டத்தில் நடந்த விவாதம் மற்றும் நிகழ்வுகளின் தெளிவான மற்றும் துல்லியமான கண்ணோட்டம் அல்லது சுருக்கத்தை நமக்கு வழங்குவதற்காகவே கூட்டக் குறிப்புகள் இருக்கின்றன. கூட்டத்தில் கலந்துகொள்ளாதவர்களுக்குத் தகவல்களைத் தெரிவிப்பதற்கும், அல்லது கூட்டத்தில் கலந்துகொண்டவர்களுக்கு ஒரு மீள்பார்வைப் புள்ளியாகவும் இது ஒரு சிறந்த வழியாகும்.
குழுக்களின் தகவல் தொடர்பின் முக்கியத்துவம்
கூட்டக் குறிப்புகள் இருப்பது மிகவும் முக்கியம், ஏனெனில் அது நமக்கு ஒரு தெளிவான பதிவைத் தருவதோடு, குழுவினர் ஒன்றிணைந்து இலக்குகளுடன் ஒருங்கிணைந்து செயல்படவும் உதவுகிறது. கூட்டக் குறிப்புகள் ஏன் முக்கியமானவை என்பதற்கான சில குறிப்புகள் இதோ:
- • சீரமைப்புஇது குழு மற்றும் நிறுவனத்திற்கு இடையேயான குழப்பத்தைக் குறைக்கும்.
- • பொறுப்புக்கூறல்: எடுக்கப்பட்ட எந்தவொரு முடிவையும் ஆவணப்படுத்துங்கள், மேலும் ஒவ்வொரு பணிக்கும் யார் பொறுப்பு என்பதைப் பாருங்கள்.
- • செயல்திறன்: இது திரும்பத் திரும்ப வரும் தலைப்பு விவாதங்களைத் தடுக்கலாம்.
- • முன்னேற்றத்தைக் கண்காணித்தல்: ஏற்கனவே முடிக்கப்பட்ட செயல்பாடுகளை அல்லது தொடர் திட்டங்களை நீங்கள் கண்காணிக்கலாம்.
பகுதி 2: பயனுள்ள கூட்டக் குறிப்புகளின் முக்கிய கூறுகள்
கூட்டக் குறிப்புகளை உருவாக்கும்போது, நீங்கள் சேர்க்க வேண்டிய நான்கு முக்கியக் கூறுகள் உள்ளன: நிகழ்ச்சி நிரல், பங்கேற்பாளர்கள், முடிவுகள் மற்றும் செயல் திட்டங்கள். இந்தக் கூறுகள் உங்கள் கோப்பை முழுமையாக்கி, நீங்கள் திறம்படச் செயல்பட உதவும். ஒவ்வொரு முக்கியக் கூறுக்குமான விரிவான விளக்கங்கள் இங்கே கொடுக்கப்பட்டுள்ளன:
நிகழ்ச்சி நிரல்
நிகழ்ச்சி நிரல் பகுதியானது, கூட்டம் நடைபெறுவதற்கான தலைப்புகள் மற்றும் நோக்கங்களின் பட்டியலை உள்ளடக்கியுள்ளது. மேலும், இந்தப் பகுதி கூட்டத்திற்கு ஒரு கவனத்தையும் தெளிவான கட்டமைப்பையும் அளிக்கிறது.
கூட்டம் தொடங்குவதற்கு முன், கூட்ட நிகழ்ச்சி நிரல் வார்ப்புருவை உருவாக்கவும்கலந்துரையாடல் தலைப்புகள், நோக்கங்கள் மற்றும் நேர ஒதுக்கீடுகளை கோடிட்டுக் காட்டுதல்.
பங்கேற்பாளர்கள்
பங்கேற்பாளர்கள் பிரிவானது, கூட்டத்தில் யார் கலந்துகொண்டார்கள், யார் வரவில்லை, மற்றும் எந்தெந்த தொடர்புடைய பங்குதாரர்கள் கலந்துகொண்டனர் என்பனவற்றைப் பதிவு செய்கிறது.
முடிவுகள்
இங்குதான் குழுவின் முடிவுகள், தீர்மானங்கள் மற்றும் உடன்படிக்கைகளைச் சேர்க்க வேண்டும். இதன் மூலம், அனைவரும் தாங்கள் ஒப்புக்கொண்ட விளைவுகளையும் விஷயங்களையும் புரிந்துகொள்வதை உறுதிசெய்ய முடியும்.
செயல் உருப்படிகள்
பணிகளின் பட்டியல் மற்றும் அவற்றுக்கு நியமிக்கப்பட்ட நபர்கள். கூட்டங்களுக்குப் பிறகு செய்யப்பட வேண்டிய மேலதிக நடவடிக்கைகளையும் இங்கே காணலாம்.
பகுதி 3: கூட்டக் குறிப்பு வார்ப்புருக்கள் மற்றும் எடுத்துக்காட்டுகள்
நீங்கள் கூட்டத்தின் குறிப்புகளுக்கான ஆவணத்தை உருவாக்கப் போகிறீர்கள் என்றால், அதற்காக நீங்கள் பயன்படுத்தக்கூடிய வார்ப்புருக்களையும், உத்வேகம் பெறக்கூடிய எடுத்துக்காட்டுகளையும் இப்போது பார்ப்போம்:
எளிய கூட்டக் குறிப்புகள்
இது பெரும்பாலும் முறைசாரா சந்திப்புகளுக்குப் பயன்படுத்தப்படும் ஒரு அடிப்படைக் கட்டமைப்பாகும். இது வருகை, நிகழ்ச்சி நிரல், முடிவு மற்றும் எடுக்கப்பட்ட நடவடிக்கைகள் போன்ற விவரங்களை மட்டும் சேர்க்கும் ஒரு நேரடியான வடிவமாகும்.
முறைசார்ந்த கூட்டத்தின் குறிப்புகள்
விரிவான ஆவணங்கள் தேவைப்படும் அலுவல் கூட்டங்களில், கூட்டக் குறிப்புகளுக்கான ஒரு வடிவம் இன்றியமையாதது. சட்டப்பூர்வ ஆவணங்கள் இருக்கும் பட்சத்தில், பெரும்பாலான நேரங்களில் இதுவே சிறந்த கூட்டக் குறிப்பு வடிவமாகும்.
குழு கூட்டத்தின் குறிப்புகள்
இதன் பெயரிலிருந்தே தெரிவது போல, குழுக்கள் தங்களின் செயல்பாடுகள், பொறுப்புகள், கலந்துரையாடல்கள் மற்றும் பலவற்றைக் கண்காணிக்க இதைப் பயன்படுத்துகின்றன.
கூட்டக் குறிப்பு வார்ப்புருக்கள் ஒப்பீடு
| டெம்ப்ளேட் | சிறந்தது | முக்கிய புலங்கள் | பரிந்துரைக்கப்பட்ட வடிவம் | பதிவிறக்க URL |
| எளிய கூட்டக் குறிப்புகள் | முறைசாரா குழு சந்திப்புகள், விரைவான கலந்துரையாடல்கள் மற்றும் சிந்தனைப் பரிமாற்ற அமர்வுகள் | கூட்டத் தேதி, பங்கேற்பாளர்கள், நிகழ்ச்சி நிரல், முக்கிய அம்சங்கள், முடிவுகள், செயல் திட்டங்கள் | விரைவான திருத்தத்திற்கு கூகுள் டாக்ஸ் அல்லது வேர்ட்; பகிர்வதற்கு PDF | https://www.vertex42.com/WordTemplates/meeting-minutes.html |
| முறைசார்ந்த கூட்டத்தின் குறிப்புகள் | வாரியக் கூட்டங்கள், நிர்வாகக் கூட்டங்கள் மற்றும் அலுவல் ரீதியான வணிகக் கூட்டங்கள் | கூட்டத்தின் தலைப்பு, தேதி, நேரம், இடம், பங்கேற்பாளர்கள், தீர்மானங்கள், தீர்மான முடிவுகள், வாக்கெடுப்பு முடிவுகள், செயல் திட்டங்கள், ஒப்புதல் நிலை | திருத்துவதற்கு வேர்ட் அல்லது கூகுள் டாக்ஸ்; இறுதி செய்யப்பட்ட ஆவணங்களுக்கு PDF | https://www.smartsheet.com/free-meeting-minutes-templates-microsoft-word |
| குழு கூட்டத்தின் குறிப்புகள் | பள்ளிக் குழுக்கள், இலாப நோக்கற்ற வாரியங்கள் மற்றும் திட்ட வழிநடத்தல் குழுக்கள் | குழுவின் பெயர், தலைவர், வருகை தந்த அல்லது வராத உறுப்பினர்கள், நிகழ்ச்சி நிரல் அம்சங்கள், அறிக்கைகள், முடிவுகள், ஒப்படைக்கப்பட்ட பொறுப்புகள், காலக்கெடு, அடுத்த கூட்டம் | கூட்டுத் திருத்தத்திற்கு வேர்ட் அல்லது கூகுள் டாக்ஸ்; ஆவணப்படுத்தலுக்கு PDF | https://getquietnote.com/templates/committee-meeting-minutes |
| திட்டக் கூட்டக் குறிப்புகள் | பல்துறை திட்டப் புதுப்பிப்புகள், ஸ்பிரிண்ட் மதிப்பாய்வுகள், மைல்கல் கண்காணிப்புக் கூட்டங்கள் | திட்டத்தின் பெயர், கூட்டத்தின் நோக்கம், பங்கேற்பாளர்களின் பங்குகள், நிகழ்ச்சி நிரல், திட்டத்தின் நிலை, இடர்கள் மற்றும் தடைகள், முடிவுகள், செயல் திட்டங்கள், அடுத்த கூட்டம் | நிகழ்நேரப் புதுப்பிப்புகளுக்கு வேர்ட் / ஸ்மார்ட்ஷீட்; திட்ட ஆவணக்காப்பகத்திற்கு PDF | https://www.smartsheet.com/free-meeting-minutes-templates-microsoft-word |
| விரிவான கூட்டக் குறிப்புகள் | வழங்குபவர்கள் மற்றும் நேர ஒதுக்கீடுகள் குறித்த முழுமையான ஆவணப்படுத்தல் தேவைப்படும் சிக்கலான பல தலைப்புக் கூட்டங்கள் | கூட்டத்தின் நோக்கம், ஒருங்கிணைப்பாளர், குறிப்பு எடுப்பவர், பங்கேற்பாளர்கள், நிகழ்ச்சி நிரல் அம்சங்கள், வழங்குபவர்கள், ஒதுக்கப்பட்ட நேரம், முடிவுகள், செயல் திட்டங்கள், துணைக்குறிப்புகள் | அட்டவணை அடிப்படையிலான திருத்தத்திற்கு வேர்ட் அல்லது கூகுள் டாக்ஸ்; விநியோகத்திற்கு PDF | https://www.vertex42.com/WordTemplates/meeting-minutes.html |
உதவிக்குறிப்பு: வழக்கமான கலந்துரையாடல்களுக்கு ஒரு எளிய வார்ப்புருவையும், முடிவுகளும் வாக்களிப்புப் பதிவுகளும் முக்கியமானதாக இருக்கும்போது ஒரு முறையான வார்ப்புருவையும், பல உறுப்பினர்கள், அறிக்கைகள் மற்றும் பின்தொடர் நடவடிக்கைகளைக் கண்காணிக்க வேண்டியிருக்கும்போது ஒரு குழு வார்ப்புருவையும் தேர்வுசெய்யவும்.
பகுதி 4: பயனுள்ள கூட்டக் குறிப்புகளை எழுதுவது எப்படி
நீங்கள் ஓர் உதவியாளராகவோ அல்லது நிர்வாகியாகவோ இருந்தால், பெரும்பாலும் கூட்டக் குறிப்புகளை எழுதும் பணி உங்களுக்கே ஒதுக்கப்படும். எனவே, அதைத் திறம்பட எழுதுவதற்கு நீங்கள் பயன்படுத்தக்கூடிய சில குறிப்புகள் இதோ:
முன்கூட்டியே தயாராகுங்கள்
கூட்டத்தின் விளக்கப் பெட்டியில் பொதுவாக வழங்கப்படும் அனைத்து நிகழ்ச்சி நிரல்களையும் நோக்கங்களையும் நீங்கள் மதிப்பாய்வு செய்யலாம். கூட்டத்தின் மையக்கருத்தை அறிந்துகொள்வது, விவாதத்தை இன்னும் ஆழமாகப் புரிந்துகொள்ள உங்களுக்கு உதவும்.
டெம்ப்ளேட்டைப் பயன்படுத்தவும்
உங்கள் கூட்டக் குறிப்புகளுக்காக நீங்கள் பயன்படுத்தக்கூடிய பல வார்ப்புருக்கள் மேலே கொடுக்கப்பட்டுள்ளன. ஒரு வார்ப்புருவைப் பயன்படுத்துவது வடிவமைப்புப் பணிகளில் நேரத்தைச் சேமிப்பதோடு, நீங்கள் செவிமடுத்தல், முக்கிய முடிவுகளைப் பதிவு செய்தல் மற்றும் செய்ய வேண்டிய பணிகளைப் பதிவு செய்தல் ஆகியவற்றில் கவனம் செலுத்தவும் உதவுகிறது.
முக்கியமானவற்றைப் பதிவு செய்யுங்கள்
கூட்டத்தில் இருந்து வரும் தகவல்களை நீங்கள் வடிகட்ட வேண்டும். முக்கியமான விவரங்களைக் குறித்துக்கொண்டு, தேவையற்றவற்றை விட்டுவிடுங்கள். இது நீங்கள் மன அழுத்தத்திற்கு ஆளாவதைத் தடுக்கும்.
விவரங்களை நிகழ்நேரத்தில் தெளிவுபடுத்துங்கள்
கூட்டங்களின் போது விவரங்களைத் தவறாகக் கேட்டிருந்தாலோ அல்லது புரிந்துகொண்டிருந்தாலோ கேள்விகளைக் கேளுங்கள். கூட்டக் குறிப்புகளை எளிதில் புரிந்துகொள்ளக்கூடியதாகவும் சுருக்கமாகவும் ஆக்குவதற்காக, தகவல்களை வார்த்தைக்கு வார்த்தை மேற்கோள் காட்டாதீர்கள்.
குழுவினருடன் விரைவாகப் பகிரவும்
கூட்டம் முடிந்த உடனேயே கூட்டக்குறிப்புகளை இறுதிசெய்து, அவற்றை குழுவினருக்கு அனுப்பவும். இது, அவர்கள் அதை முறையாக மதிப்பாய்வு செய்யவும், விவரங்களை மீண்டும் சரிபார்க்கவும் உதவும்.
பகுதி 5: சந்திப்புக் குறிப்புகளைத் தெளிவாக ஒழுங்கமைக்க MindOnMap-ஐப் பயன்படுத்தவும்
கூட்டக் குறிப்புகள் பற்றிய நீங்கள் தெரிந்து கொள்ள வேண்டிய அனைத்து விவரங்களையும் அறிந்த பிறகு, சிறந்த கருவியைப் பயன்படுத்தி ஒன்றை எவ்வாறு உருவாக்குவது என்பதை எங்களுக்குத் தெரியப்படுத்துங்கள். MindOnMapஇந்தக் கருவி, உங்கள் கூட்டத்தின் விவரங்களை வழங்குவதற்காகப் பல்வேறு காட்சிகளையும் வரைபடங்களையும் உருவாக்க உதவும் ஒரு வரைபடக் கருவியாகும். இது, குழுவினர் கூட்டக் குறிப்புகளை விரைவாகப் புரிந்துகொள்ள உதவும் வகையில், அவற்றை பார்வைக்கு அழகாகக் காட்சிப்படுத்த பயனர்களுக்கு உதவுகிறது. MindOnMap, கூறுகள், வடிவங்கள், உரை, கருப்பொருள்கள் மற்றும் பல போன்ற பன்முக மற்றும் பல்வேறு அம்சங்களை வழங்குவதால் இது சாத்தியமாகிறது. இதைப் பயன்படுத்த நீங்கள் பின்பற்றக்கூடிய எளிய வழிமுறைகள் இதோ:
MindOnMap-ஐ அதன் அதிகாரப்பூர்வ இணையதளத்திலிருந்து பதிவிறக்கம் செய்து உங்கள் கணினியில் நிறுவவும்.
பாதுகாப்பான பதிவிறக்கம்
பாதுகாப்பான பதிவிறக்கம்
அதற்குப் பிறகு, கருவியைத் திறந்து அணுகவும் பாய்வு விளக்கப்படம் இந்த அம்சம், கூட்டக் குறிப்புகளை உருவாக்கும் செயல்முறையை எளிதாக்கும்.
கூட்டு வடிவங்கள் மேலும், நீங்கள் விரும்பும் தளவமைப்பின் அடிப்படையில் அவற்றை ஒழுங்கமைக்கவும். நிகழ்ச்சி நிரல், பங்கேற்பாளர்கள், செயல்பாடுகள் மற்றும் பல போன்ற, நாம் மேலே விவாதித்த முக்கிய கூறுகளைப் பிரதிநிதித்துவப்படுத்தும் வடிவங்களை நீங்கள் சேர்க்கலாம்.
நீங்கள் இப்போது சேர்க்கலாம் உரை கூட்டங்களின் விவரங்களுக்கு.
அமைக்கவும் தீம் உங்கள் நிமிடங்களை ஸ்கேன் செய்து, உங்களுக்குத் தேவையான கோப்பு வடிவத்தில் ஏற்றுமதி செய்யுங்கள்.
சிக்கலான செயல்முறைகள் அல்லது பல பின்தொடர் பணிகள் சம்பந்தப்பட்ட கூட்டங்களுக்கு, ஒரு பணிப்பாய்வு வரைபடம் பணி வரிசைகளைக் காட்சிப்படுத்தவும் பொறுப்புகளைத் தெளிவுபடுத்தவும் உதவ முடியும்.
வழிகாட்டியுடன் கூடிய கூட்டக் குறிப்பு வார்ப்புருக்கள் பற்றிய அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்
கூட்டக் குறிப்புகளும் கூட்ட நடவடிக்கைக் குறிப்புகளும் வேறுபட்டவையா?
ஆம். கூட்டக் குறிப்புகள் என்பவை ஒரு கூட்டத்தின் முக்கிய விவாதங்கள், முடிவுகள் மற்றும் செயல் திட்டங்களின் கட்டமைக்கப்பட்ட பதிவாகும், இது பெரும்பாலும் ஓர் அதிகாரப்பூர்வ ஆதாரமாகப் பயன்படுத்தப்படுகிறது. கூட்டக் குறிப்புகள் பொதுவாக முறைசாராதவையாக இருக்கும், மேலும் அவற்றில் தனிப்பட்ட அவதானிப்புகள், நினைவூட்டல்கள் அல்லது கூடுதல் விவரங்கள் இடம்பெறலாம்.
கூட்டத்தின் குறிப்புகளை உருவாக்கும் பணி யாருக்கு ஒதுக்கப்பட்டுள்ளது?
கூட்டத்தின் குறிப்புகளை உருவாக்க வேண்டிய நபர் பெரும்பாலும் செயலாளர், உதவியாளர், நிர்வாகி அல்லது மேலதிகாரியால் நியமிக்கப்படும் குழு உறுப்பினர் ஆவார்.
கூட்டத்தின் குறிப்புகள் எப்போது விநியோகிக்கப்பட வேண்டும்?
கூட்டம் முடிந்த 24 மணி நேரத்திற்குள் கூட்டத்தின் குறிப்புகள் விநியோகிக்கப்பட வேண்டும். இருப்பினும், குழுவிற்கு அனுப்புவதற்கு முன் அனைத்தையும் இருமுறை சரிபார்ப்பது அவசியம்.
முடிவுரை
கூட்டங்களில், குறிப்பாக விவரங்களுக்கும் முன்னேற்றத்திற்கும் முக்கியத்துவம் கொடுக்கும் துறைகளில், கூட்டக் குறிப்புகள் இருப்பது இன்றியமையாதது. முழு குழுவுடனும் முறையான தகவல் தொடர்பையும் ஒருங்கிணைப்பையும் உறுதிசெய்ய நாம் பயன்படுத்தக்கூடிய ஒரு ஊடகம் இது. நல்ல விஷயம் என்னவென்றால், கூட்டக் குறிப்புகளை எளிதாக உருவாக்க உதவும் அம்சங்களை MindOnMap வழங்குகிறது. இது இலவசம், எனவே இப்போதே பயன்படுத்துங்கள்.
நீங்கள் விரும்பியபடி உங்கள் மன வரைபடத்தை உருவாக்கவும்
