Najbolji softver za praćenje vremena za povećanje produktivnosti i efikasnosti radnog procesa

Praćenje radnog vremena omogućava preduzeću da vidi troškove projekta, bolje planiranje radnog opterećenja i precizno fakturisanje klijenata. Omogućava freelanceru da vidi koliko vremena se troši na svaki posao. Za udaljene timove može prikazati obrasce rada i pomoći menadžeru da uoči probleme sa rasporedom.

Desno softver za praćenje vremena Uveliko će zavisiti od toga šta pokušavate pratiti. Neki su vrlo osnovni (mjerači vremena i evidencija radnog vremena), neki idu mnogo dalje i zapravo će pratiti vaše aktivnosti, neki će pratiti vaše osoblje, a neki će uzeti vaše naplative sate i pretvoriti ih u fakture. Ovaj vodič razmatra pet takvih alata i pomoći će vam da odaberete onaj koji je pravi za vaš vlastiti radni tok.

• Šta je softver za praćenje vremena i kako funkcioniše?
• Najbolja softverska rješenja za praćenje vremena za preduzeća i freelancere
• Često postavljana pitanja

Kako testiramo i pregledamo alate za praćenje vremena

Dobro poređenje bi obuhvatilo i tačnost zabilježenog vremena i korisnost izvještaja. Također bi se pogledala količina napora potrebna za održavanje pouzdanih evidencija. Strukturirani pregled može procijeniti:

• • Tačnost unosa vremena: da li tajmeri, ručni unosi, izmjene i postavke vremenske zone funkcionišu kako treba?
• • Automatizacija: da li praćenje u pozadini, uvoz kalendara, podsjetnici ili detekcija neaktivnosti funkcionišu kako je opisano.
• • Jednostavnost korištenja: Koliko je korisnicima lako pokrenuti tajmere, kategorizirati svoj rad, izmijeniti unose i poslati svoje evidencije radnog vremena.: Da li korisnici mogu filtrirati i sumirati vrijeme po datumu, projektu, klijentu, zadatku ili članu tima.
• • Podrška za izvoz i naplatu: Da li se zapisi mogu izvesti ili pretvoriti u fakture i druge poslovne dokumente kada je to potrebno.

Za praktično poređenje, recenzenti mogu pratiti isti skup aktivnosti tokom nekoliko radnih dana, kreirati reprezentativne projekte, ispraviti uzorak unosa i generirati izvještaje za dosljedan raspon datuma.

Šta je softver za praćenje vremena i kako funkcioniše?

Softver za praćenje vremena pratit će količinu vremena koju ljudi provode na zadacima, projektima, klijentima itd. To može biti jednostavno kao pokretanje i zaustavljanje tajmera ili ručni unos sati, ili može biti sofisticirano kao uvoz događaja iz kalendara ili softver koji jednostavno automatski bilježi korištenje računara. (Za strukturirani pristup razbijanju složenog posla na upravljive korake, pogledajte ovaj vodič za analiza zadatka.)

Uobičajene upotrebe uključuju:

• • Evidentiranje radnog vremena i prisustva zaposlenika.
• • Praćenje naplativih sati na klijentskim projektima.
• • Mjerenje troškova projekta i profitabilnosti projekta.
• • Razumijevanje lične produktivnosti i distrakcija.
• • Priprema evidencije radnog vremena, faktura i evidencija o platama.
• • Poređenje procijenjenog napora sa stvarno potrebnim vremenom.

Softver za praćenje vremena ni na koji način ne mjeri produktivnost. Vrijeme provedeno na zadatku, korištenje računara i kvalitet rezultata su odvojene stvari. Metrike koje odaberete trebaju biti one koje zapravo prate ciljeve vašeg tima.

Zašto je automatizirano praćenje vremena važno za udaljene timove

Udaljeni timovi rade na svim vrstama lokacija, po svim vrstama rasporeda i u svim vrstama vremenskih zona. Automatsko praćenje vremena smanjit će količinu administrativnih poslova i može pomoći ljudima da vode dosljednije evidencije.

Međutim, to će varirati ovisno o softveru. Automatizacija može varirati od praćenja aktivnosti u pozadini, unosa i podsjetnika zasnovanih na kalendaru, otkrivanja vremena neaktivnosti do prijedloga o tome kako biste mogli pristupiti popunjavanju svojih evidencija radnog vremena. Timovi također mogu mapirati ponavljajuće aktivnosti i primopredaje zadataka pomoću... dijagram toka posla kako bi odgovornosti i koraci procesa bili jasniji.

Ove funkcije mogu pomoći timovima:

• • Smanjite broj propuštenih ili nepotpunih vremenskih unosa.
• • Identifikujte redovne sastanke i obrasce rada.
• • Uporedite planirane sate sa stvarnim naporima na projektu.
• • Poboljšati koordinaciju između distribuiranih timova.
• • Smanjite ručnu pripremu evidencije radnog vremena.

Ipak, automatsko praćenje treba koristiti otvoreno. Praćenje u pozadini, snimci ekrana, praćenje aplikacija i prikupljanje podataka o lokaciji su sve stvari koje mogu dovesti do problema s privatnošću. Organizacija bi trebala biti otvorena o tome šta prikuplja, zašto im je to potrebno, ko to može vidjeti i koliko dugo će čuvati zapise.

Ako ne moraju aktivno pratiti, onda bi alat zasnovan na tajmeru ili lični alat za praćenje produktivnosti bio adekvatan.

Najbolja softverska rješenja za praćenje vremena za preduzeća i freelancere

Alati navedeni u nastavku rade vrlo različite stvari, od vizualnog planiranja vremena do automatiziranog praćenja i fakturiranja klijentima. Oni se međusobno ne isključuju jer svaki od njih ima vrlo specifičnu primarnu svrhu.

MindOnMap

Najbolje za: Vizualno blokiranje vremena, planiranje zadataka i organizacija dnevnog toka rada.

MindOnMap je alat za mapiranje uma i izradu dijagrama koji vam omogućava da vidite svoje zadatke, postavite prioritete i podijelite velike projekte na manje korake. Može se koristiti zajedno s praćenjem vremena kako biste vi i vaš tim isplanirali dan, a zatim pratili vrijeme za svaki zadatak.

Freelancer koji radi na više klijentskih projekata mogao bi kreirati centralni dnevni plan, a zatim ga podijeliti na rad s klijentima, sastanke, istraživanje, administraciju i pauze. Svaka od tih aktivnosti bi se zatim mogla dalje podijeliti na specifične aktivnosti, što bi rezultiralo mnogo strukturiranijim planom.

Ključne prednosti uključuju:

• • Vizualna organizacija zadataka: strukturirajte svoj dan i razbijte velike zadatke na manje zadatke.
• • Vremensko blokiranje podrške: odredite kada ćete raditi na važnim stvarima i identificirajte druge konkurentske prioritete.
• • Raspodjela projekta: mapirajte odnose između aktivnosti, ključnih ciljeva i rezultata.
• • Planiranje komunikacije: podijelite vizualne planove kako bi vaše kolege mogle vidjeti za šta su odgovorne i koji su im prioriteti.

MindOnMap je koristan za planiranje rada prije nego što počnete i za uvid u to kako se različiti zadaci uklapaju. Omogućava vam da napravite jasan plan koji će zauzvrat informirati vaše upravljanje vremenom.

MindOnMap nije sistem za praćenje vremena u konvencionalnom smislu. Ne funkcionira kao tajmer, automatizirani alat za praćenje aktivnosti, izvještaj o naplativim satima ili evidencija o obračunu plata. Ako želite pratiti sate i/ili kreirati evidenciju o naplati, trebali biste koristiti vizualno planiranje u kombinaciji s alatom za praćenje vremena.

Prebaci/Isključi praćenje

Najbolje za: Freelanceri i timovi koji žele samo osnovno evidentiranje vremena i izvještavanje.

Toggl Track se bavi praćenjem vremena u odnosu na projekte, klijente i zadatke. Možete pokrenuti i zaustaviti tajmer ili ručno dodati vremenske unose. Vrijeme koje ste pratili zatim možete pregledati putem izvještaja.

Ključne karakteristike uključuju:

• • Tajmeri s jednim klikom i ručni unos vremena.
• • Organizacija projekata, klijenata i zadataka.
• • Prikazi kalendara i unosa vremena.
• • Sažeti i detaljni izvještaji.
• • Izvještavanje tima i integracije (u zavisnosti od plana).

Toggl Track je savršen za freelancere koji žele da steknu uvid u to koliko dugo im traje posao i za timove koji žele da uporede količinu vremena utrošenog na rad kod različitih klijenata i projekata.

Toggl Track ima vrlo pojednostavljen tijek rada i kao takav je zapravo prilično jednostavan za pokretanje i korištenje. Ako ste u situaciji u kojoj vam je potreban obračun plaća, GPS praćenje terena ili vrsta detaljnog praćenja zaposlenika koju dobijate s potpunijim rješenjem za praćenje radne snage, onda ćete morati provjeriti da li Toggl Track zaista ima te mogućnosti ili bi neki drugi alat bio bolja opcija.

Hubstaff

Najbolje za: Distribuirani i terenski timovi kojima je potrebno praćenje vremena s vidljivošću radne snage.

Hubstaff je alat za praćenje vremena s mogućnostima upravljanja radnom snagom. U zavisnosti od vaše pretplate, nivoa konfiguracije i uređaja koji koristite, možete pratiti radne sate, kreirati evidenciju radnog vremena, pratiti metrike aktivnosti i koristiti praćenje lokacije za terenski rad.

Ključne karakteristike uključuju:

• • Praćenje vremena na računaru i mobilnim uređajima.
• • Automatizirane evidencije radnog vremena i prisutnosti.
• • Indikatori aktivnosti zasnovani na unosu sa tastature i miša.
• • Opcionalni snimci ekrana i praćenje aktivnosti aplikacije/web stranice.
• • GPS praćenje i geofencing za podržane terenske radne procese.
• • Izvještavanje o radnoj snazi i projektima.

Hubstaff bi bio pogodan za preduzeća koja trebaju upravljati svojim terenskim osobljem, pratiti prisutnost ili pregledavati evidenciju radnog vremena za geografski raspršenu radnu snagu.

Njegove mogućnosti praćenja također treba pažljivo razmotriti. Pritisci tipki i aktivnost miša nisu nužno pokazatelj kvalitete ili vrijednosti obavljenog posla, a snimanje ekrana/praćenje lokacije možda nije prikladno za svaku ulogu. Praćenje treba uvesti na osnovu stvarnih poslovnih potreba, zakona i privatnosti zaposlenika.

Timovi kojima je potreban samo jednostavan tajmer i izvještaj o naplativim satima vjerovatno će biti savršeno zadovoljni jednostavnijim alatom.

Žetva

Najbolje za: Freelanceri, agencije i slični koji naplaćuju po satu.

Harvest povezuje praćenje vremena s budžetiranjem projekata, praćenjem troškova, izvještavanjem i fakturiranjem. Možete evidentirati vrijeme za klijente i projekte, pregledati budžete i pretvoriti odobrene unose vremena u fakture.

Ključne karakteristike uključuju:

• • Tajmeri i dnevni/sedmični evidencije radnog vremena.
• • Organizacija klijenta, projekta i zadatka.
• • Praćenje naplativog i nenaplativog vremena.
• • Budžeti projekata i analiza troškova.
• • Praćenje troškova i fakturisanje.
• • Integracije računovodstva i plaćanja (u zavisnosti od vaših postavki).

Harvest je idealan za preduzeća koja žele povezati svoje zabilježene sate s prihodima. Na primjer, dizajnerska agencija može uporediti procijenjene sate projekta sa stvarno odrađenim satima, provjeriti preostali budžet, a zatim generirati fakturu na osnovu naplativih stavki.

Njegova glavna snaga leži u mogućnosti povezivanja evidencije o vremenu s finansijskim tokovima rada. Alat koji bi se prvenstveno bavio praćenjem vremena provedenog na računaru ili automatskim kategoriziranjem lične produktivnosti bio bi sasvim druga stvar.

Vrijeme spašavanja

Najbolje za: one koji žele da savladaju svoje digitalne navike i poboljšaju svoju koncentraciju.

RescueTime se fokusira na automatsko praćenje aktivnosti i uvide u produktivnost. Prati količinu vremena koju provodite u raznim aplikacijama i na web stranicama, kategorizira aktivnosti, a zatim vam pruža izvještaj koji prikazuje obrasce.

U zavisnosti od plana, funkcije mogu uključivati:

• • Automatsko praćenje aktivnosti u pozadini.
• • Izvještaji u kategorijama Aplikacije, Web stranice i Produktivnost.
• • Dnevni i sedmični sažeci.
• • Sesije fokusiranja i blokiranje ometanja
• • Ciljevi, upozorenja i trendovi aktivnosti.
• • Praćenje projekata i zadataka putem niza dostupnih funkcija i planova.

RescueTime vam može pomoći da utvrdite koliko vremena provodite fokusirano radeći, koliko komunicirajući, koliko pretražujući internet i tako dalje, uz sve ostale digitalne aktivnosti. Može vam pokazati obrasce koje jednostavno ne biste mogli uočiti putem pamćenja.

Kategorije aktivnosti i rezultati produktivnosti su samo pokazatelji, a ne tačne mjere učinka. Vrijeme provedeno u čitanju, vrijeme provedeno u istraživanju, vrijeme provedeno u razmišljanju itd. može biti produktivno čak i ako sistem to ne klasificira kao produktivnu aktivnost na isti način kao stvarni rad na računaru.

RescueTime se zapravo više bavi analizom lične produktivnosti nego fakturisanjem klijentima ili potpunim obračunom plata.

Poređenje softvera za praćenje vremena

Ako vam je glavni cilj organiziranje dnevnih prioriteta, a ne bilježenje sati, ovo alati za upravljanje vremenom ponuditi dodatne opcije za razmatranje.

Poređenje opisuje primarnu upotrebu svakog proizvoda. Dostupne funkcije, opcije izvještavanja i ograničenja korištenja će se naravno razlikovati u zavisnosti od pretplate i konfiguracije.

Često postavljana pitanja