โปรแกรมติดตามเวลาที่ดีที่สุดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและกระบวนการทำงาน

การติดตามชั่วโมงทำงานช่วยให้ธุรกิจเห็นต้นทุนโครงการ วางแผนการทำงานได้ดีขึ้น และเรียกเก็บเงินจากลูกค้าได้อย่างแม่นยำ นอกจากนี้ยังช่วยให้ฟรีแลนซ์เห็นว่าใช้เวลาไปกับแต่ละงานมากน้อยแค่ไหน สำหรับทีมที่ทำงานทางไกล การติดตามชั่วโมงทำงานสามารถแสดงรูปแบบการทำงานและช่วยให้ผู้จัดการระบุปัญหาเรื่องการจัดตารางเวลาได้

ถูกต้อง ซอฟต์แวร์ติดตามเวลา การเลือกใช้เครื่องมือติดตามนั้นขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการติดตามเป็นหลัก บางเครื่องมือก็พื้นฐานมาก (เช่น ตัวจับเวลาและใบบันทึกเวลา) บางเครื่องมือก็ทำได้มากกว่านั้นและติดตามกิจกรรมต่างๆ ของคุณ บางเครื่องมือติดตามพนักงาน และบางเครื่องมือก็แปลงชั่วโมงทำงานที่เรียกเก็บเงินได้เป็นใบแจ้งหนี้ คู่มือนี้จะกล่าวถึงเครื่องมือทั้ง 5 อย่าง และช่วยให้คุณเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมกับขั้นตอนการทำงานของคุณเอง

• ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาคืออะไร และทำงานอย่างไร?
• ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจและฟรีแลนซ์
• คำถามที่พบบ่อย

วิธีการที่เราทดสอบและตรวจสอบเครื่องมือติดตามเวลา

การเปรียบเทียบที่ดีควรพิจารณาทั้งความถูกต้องของเวลาที่บันทึกไว้และประโยชน์ของรายงาน นอกจากนี้ยังควรพิจารณาถึงปริมาณความพยายามที่จำเป็นในการรักษาบันทึกที่เชื่อถือได้ การตรวจสอบอย่างเป็นระบบสามารถประเมินได้ดังนี้:

• • ความถูกต้องของการป้อนเวลา: ตัวจับเวลา การป้อนข้อมูลด้วยตนเอง การแก้ไข และการตั้งค่าเขตเวลาทั้งหมดทำงานได้ตามที่ควรหรือไม่
• • ระบบอัตโนมัติ: การติดตามพื้นหลัง การนำเข้าปฏิทิน การแจ้งเตือน หรือการตรวจจับการไม่ได้ใช้งาน ทำงานตามที่อธิบายไว้หรือไม่
• • ความง่ายในการใช้งาน: ผู้ใช้สามารถใช้งานได้ง่ายเพียงใดในการเริ่มจับเวลา จัดหมวดหมู่งาน แก้ไขข้อมูล และส่งใบบันทึกเวลา รวมถึงว่าผู้ใช้สามารถกรองและสรุปเวลาตามวันที่ โครงการ ลูกค้า งาน หรือสมาชิกในทีมได้หรือไม่
• • การสนับสนุนการส่งออกและการเรียกเก็บเงิน: สามารถส่งออกหรือแปลงข้อมูลเป็นใบแจ้งหนี้และเอกสารทางธุรกิจอื่นๆ ได้ตามต้องการหรือไม่

เพื่อการเปรียบเทียบที่เป็นรูปธรรม ผู้ตรวจสอบสามารถติดตามชุดกิจกรรมเดียวกันได้ตลอดหลายวันทำงาน สร้างโครงการที่เป็นตัวแทน แก้ไขรายการตัวอย่าง และสร้างรายงานสำหรับช่วงวันที่ที่สม่ำเสมอ

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาคืออะไร และทำงานอย่างไร?

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาจะบันทึกปริมาณเวลาที่ผู้คนใช้ไปกับงาน โครงการ ลูกค้า ฯลฯ อาจทำได้ง่ายๆ ด้วยการเริ่มและหยุดตัวจับเวลา หรือป้อนชั่วโมงด้วยตนเอง หรืออาจซับซ้อนกว่านั้น เช่น การนำเข้ากิจกรรมจากปฏิทิน หรือซอฟต์แวร์บันทึกการใช้งานคอมพิวเตอร์โดยอัตโนมัติ (สำหรับแนวทางที่เป็นระบบในการแบ่งงานที่ซับซ้อนออกเป็นขั้นตอนที่จัดการได้ โปรดดูคู่มือนี้) การวิเคราะห์งาน.)

การใช้งานทั่วไป ได้แก่:

• • การบันทึกชั่วโมงทำงานและการเข้างานของพนักงาน
• • ติดตามชั่วโมงทำงานที่คิดค่าบริการได้ในโครงการของลูกค้า
• • การวัดต้นทุนโครงการและผลกำไรของโครงการ
• • ทำความเข้าใจเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคลและสิ่งรบกวนสมาธิ
• • จัดทำใบบันทึกเวลา ใบแจ้งหนี้ และบันทึกเงินเดือน
• • เปรียบเทียบความพยายามที่ประเมินไว้กับเวลาที่ใช้จริง

โปรแกรมติดตามเวลาไม่ได้วัดประสิทธิภาพการทำงานแต่อย่างใด เวลาที่ใช้ไปกับงาน การใช้งานคอมพิวเตอร์ และคุณภาพของผลงาน ล้วนเป็นสิ่งที่แยกจากกัน ตัวชี้วัดที่คุณเลือกควรเป็นตัวชี้วัดที่สามารถติดตามความคืบหน้าและบรรลุเป้าหมายของทีมได้จริง

เหตุใดระบบบันทึกเวลาอัตโนมัติจึงมีความสำคัญสำหรับทีมที่ทำงานทางไกล

ทีมงานที่ทำงานทางไกลมักอยู่ในสถานที่ต่างๆ มีตารางเวลาที่แตกต่างกัน และอยู่ในเขตเวลาที่หลากหลาย การติดตามเวลาอัตโนมัติจะช่วยลดภาระงานด้านการบริหารจัดการ และช่วยให้สามารถบันทึกข้อมูลได้อย่างสม่ำเสมอมากขึ้น

อย่างไรก็ตาม รูปแบบการทำงานจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ การทำงานอัตโนมัติอาจมีตั้งแต่การติดตามกิจกรรมเบื้องหลัง การบันทึกและการแจ้งเตือนตามปฏิทิน การตรวจจับเวลาว่าง ไปจนถึงคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการกรอกใบบันทึกเวลา นอกจากนี้ ทีมงานยังสามารถกำหนดกิจกรรมที่เกิดขึ้นซ้ำๆ และการส่งมอบงานได้ด้วย แผนภาพเวิร์กโฟลว์ เพื่อให้ความรับผิดชอบและขั้นตอนต่างๆ ชัดเจนยิ่งขึ้น

คุณสมบัติเหล่านี้สามารถช่วยทีมได้ดังนี้:

• • ลดจำนวนการบันทึกเวลาที่ขาดหายไปหรือไม่สมบูรณ์
• • ระบุการประชุมประจำและรูปแบบการทำงาน
• • เปรียบเทียบจำนวนชั่วโมงที่วางแผนไว้กับปริมาณงานจริงของโครงการ
• • ปรับปรุงการประสานงานระหว่างทีมที่กระจายอยู่ตามสถานที่ต่างๆ
• • ลดขั้นตอนการจัดทำใบบันทึกเวลาทำงานด้วยตนเอง

อย่างไรก็ตาม การติดตามอัตโนมัติควรถูกนำมาใช้อย่างเปิดเผย การตรวจสอบเบื้องหลัง การจับภาพหน้าจอ การติดตามแอป และการเก็บรวบรวมข้อมูลตำแหน่ง ล้วนเป็นสิ่งที่อาจก่อให้เกิดปัญหาด้านความเป็นส่วนตัว องค์กรควรเปิดเผยอย่างตรงไปตรงมาว่ากำลังเก็บรวบรวมข้อมูลอะไรบ้าง เหตุใดจึงจำเป็นต้องใช้ข้อมูลนั้น ใครบ้างที่สามารถดูข้อมูลได้ และจะเก็บรักษาบันทึกเหล่านั้นไว้นานแค่ไหน

หากไม่จำเป็นต้องคอยตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง เครื่องมือจับเวลาหรือแอปติดตามประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคลก็เพียงพอแล้ว

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจและฟรีแลนซ์

เครื่องมือที่ระบุไว้ด้านล่างนี้ทำหน้าที่แตกต่างกันมาก ตั้งแต่การวางแผนเวลาด้วยภาพ ไปจนถึงการตรวจสอบอัตโนมัติและการออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า เครื่องมือเหล่านี้ไม่ได้ขัดแย้งกันเอง เนื่องจากแต่ละเครื่องมือมีวัตถุประสงค์หลักที่เฉพาะเจาะจงมาก

MindOnMap

ดีที่สุดสำหรับ: การจัดสรรเวลาด้วยภาพ การวางแผนงาน และการจัดระเบียบขั้นตอนการทำงานในแต่ละวัน

MindOnMap เป็นเครื่องมือสร้างแผนผังความคิดและแผนภาพที่ช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมของงาน กำหนดลำดับความสำคัญ และแบ่งโครงการขนาดใหญ่เป็นขั้นตอนย่อยๆ สามารถใช้ร่วมกับการติดตามเวลาเพื่อช่วยคุณและทีมวางแผนงานในแต่ละวัน จากนั้นจึงติดตามเวลาที่ใช้ไปในแต่ละงาน

ฟรีแลนซ์ที่ทำงานหลายโครงการให้กับลูกค้าสามารถสร้างแผนงานประจำวันโดยรวมขึ้นมา แล้วแบ่งแผนนั้นออกเป็นงานของลูกค้า การประชุม การค้นคว้าข้อมูล งานธุรการ และช่วงพัก จากนั้นแต่ละส่วนก็สามารถแบ่งย่อยออกเป็นกิจกรรมเฉพาะเจาะจงได้อีก ทำให้ภาพรวมมีความเป็นระบบระเบียบมากขึ้น

ประโยชน์หลักๆ ได้แก่:

• • การจัดระเบียบงานด้วยภาพ: จัดโครงสร้างวันของคุณและแบ่งงานใหญ่ๆ ออกเป็นงานย่อยๆ
• • การจัดสรรเวลาสำหรับการสนับสนุน: กำหนดเวลาที่คุณจะทำงานที่สำคัญ และระบุลำดับความสำคัญอื่นๆ ที่แข่งขันกัน
• • การแบ่งโครงการ: ระบุความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรม ขั้นตอนสำคัญ และผลลัพธ์ที่ได้
• • การวางแผนการสื่อสาร: แชร์แผนงานแบบภาพให้เพื่อนร่วมงานเห็นว่าพวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบอะไรบ้าง และอะไรคือสิ่งที่พวกเขาให้ความสำคัญเป็นลำดับแรก

MindOnMap มีประโยชน์สำหรับการวางแผนงานก่อนเริ่มงาน และช่วยให้เห็นว่างานต่างๆ เชื่อมโยงกันอย่างไร ช่วยให้คุณสร้างแผนงานที่ชัดเจน ซึ่งจะช่วยในการจัดการเวลาของคุณได้ดียิ่งขึ้น

MindOnMap ไม่ใช่ระบบติดตามเวลาในความหมายทั่วไป มันไม่ได้ทำหน้าที่เป็นตัวจับเวลา ตัวติดตามกิจกรรมอัตโนมัติ รายงานชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ หรือใบบันทึกเวลาสำหรับจ่ายเงินเดือน หากคุณต้องการติดตามชั่วโมงและ/หรือสร้างบันทึกการเรียกเก็บเงิน คุณควรใช้การวางแผนแบบภาพร่วมกับเครื่องมือติดตามเวลา

สลับแทร็ก

ดีที่สุดสำหรับ: เหมาะสำหรับฟรีแลนซ์และทีมงานที่ต้องการโปรแกรมบันทึกเวลาและรายงานข้อมูลพื้นฐาน

Toggl Track คือโปรแกรมที่ช่วยในการติดตามเวลาที่ใช้ไปกับโครงการ ลูกค้า และงานต่างๆ คุณสามารถเริ่มและหยุดตัวจับเวลา หรือเพิ่มรายการเวลาด้วยตนเองได้ จากนั้นคุณสามารถดูเวลาที่บันทึกไว้ได้ผ่านรายงาน

คุณสมบัติหลักได้แก่:

• • ตัวจับเวลาแบบคลิกเดียวและการป้อนเวลาด้วยตนเอง
• • การจัดการโครงการ ลูกค้า และงานต่างๆ
• • มุมมองปฏิทินและการบันทึกเวลา
• • รายงานสรุปและรายงานรายละเอียด
• • การรายงานและการบูรณาการของทีม (ขึ้นอยู่กับแผนงาน)

Toggl Track เหมาะอย่างยิ่งสำหรับฟรีแลนซ์ที่ต้องการควบคุมระยะเวลาในการทำงานของตนเอง และสำหรับทีมที่ต้องการเปรียบเทียบปริมาณเวลาที่ใช้ในการทำงานระหว่างลูกค้าและโครงการต่างๆ

Toggl Track มีขั้นตอนการทำงานที่คล่องตัวมาก และด้วยเหตุนี้จึงค่อนข้างง่ายต่อการเริ่มต้นใช้งาน หากคุณต้องการฟังก์ชันด้านการจ่ายเงินเดือน การติดตามตำแหน่งด้วย GPS หรือการตรวจสอบพนักงานอย่างละเอียดแบบที่ได้จากโซลูชันการตรวจสอบกำลังคนแบบครบวงจรมากกว่า คุณจะต้องตรวจสอบว่า Toggl Track มีความสามารถเหล่านั้นหรือไม่ หรืออาจพิจารณาว่าเครื่องมืออื่นเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าหรือไม่

ฮับสตาฟ

ดีที่สุดสำหรับ: ทีมงานที่กระจายตัวและทำงานภาคสนามที่ต้องการระบบติดตามเวลาพร้อมแสดงภาพรวมของกำลังคน

Hub Hubstaff เป็นเครื่องมือติดตามเวลาที่มีความสามารถในการบริหารจัดการกำลังคน ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจการสมัครใช้งาน ระดับการตั้งค่า และอุปกรณ์ที่คุณใช้ คุณสามารถติดตามชั่วโมงทำงาน สร้างใบบันทึกเวลา ตรวจสอบตัวชี้วัดกิจกรรม และใช้การติดตามตำแหน่งสำหรับงานภาคสนามได้

คุณสมบัติหลักได้แก่:

• • การติดตามเวลาทั้งบนเดสก์ท็อปและมือถือ
• • ระบบบันทึกเวลาทำงานและการเข้างานอัตโนมัติ
• • ตัวบ่งชี้กิจกรรมตามการป้อนข้อมูลจากแป้นพิมพ์และเมาส์
• • ตัวเลือกเสริม: การจับภาพหน้าจอ และการติดตามกิจกรรมบนแอปพลิเคชัน/เว็บไซต์
• • ระบบติดตามด้วย GPS และการกำหนดขอบเขตทางภูมิศาสตร์สำหรับขั้นตอนการทำงานภาคสนามที่รองรับ
• • การรายงานกำลังคนและโครงการ

Hubstaff เหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องการบริหารจัดการพนักงานภาคสนาม ติดตามการเข้างาน หรือตรวจสอบบันทึกเวลาทำงานของพนักงานที่กระจายอยู่ตามพื้นที่ต่างๆ

ความสามารถในการตรวจสอบก็จำเป็นต้องได้รับการพิจารณาอย่างรอบคอบเช่นกัน การกดแป้นพิมพ์และการใช้เมาส์ไม่ได้เป็นตัวบ่งชี้คุณภาพหรือคุณค่าของงานที่ทำเสมอไป และการบันทึกหน้าจอ/การติดตามตำแหน่งอาจไม่เหมาะสมกับทุกบทบาท การตรวจสอบควรนำมาใช้โดยพิจารณาจากความต้องการทางธุรกิจที่แท้จริง กฎหมาย และความเป็นส่วนตัวของพนักงาน

ทีมที่ต้องการเพียงแค่ตัวจับเวลาแบบง่ายๆ และรายงานชั่วโมงทำงานที่คิดค่าบริการได้ มักจะพอใจกับเครื่องมือที่เรียบง่ายกว่านี้อยู่แล้ว

เก็บเกี่ยว

ดีที่สุดสำหรับ: ฟรีแลนซ์ เอเจนซี่ และผู้ที่คิดค่าบริการเป็นรายชั่วโมง

Harvest เชื่อมโยงการติดตามเวลาเข้ากับการจัดทำงบประมาณโครงการ การติดตามค่าใช้จ่าย การรายงาน และการออกใบแจ้งหนี้ คุณสามารถบันทึกเวลาสำหรับลูกค้าและโครงการ ดูงบประมาณ และเปลี่ยนรายการเวลาที่ได้รับการอนุมัติให้เป็นใบแจ้งหนี้ได้

คุณสมบัติหลักได้แก่:

• • เครื่องจับเวลาและใบบันทึกเวลาประจำวัน/ประจำสัปดาห์
• • การจัดการลูกค้า โครงการ และงานต่างๆ
• • การติดตามเวลาทำงานที่คิดค่าบริการได้และเวลาทำงานที่ไม่คิดค่าบริการ
• • งบประมาณโครงการและการวิเคราะห์ต้นทุน
• • การติดตามค่าใช้จ่ายและการออกใบแจ้งหนี้
• • การเชื่อมต่อระบบบัญชีและการชำระเงิน (ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของคุณ)

Harvest เหมาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่ต้องการเชื่อมโยงชั่วโมงการทำงานที่บันทึกไว้กับรายได้ ตัวอย่างเช่น บริษัทออกแบบสามารถเปรียบเทียบชั่วโมงที่ประเมินไว้ของโครงการกับชั่วโมงการทำงานจริง ตรวจสอบงบประมาณที่เหลืออยู่ จากนั้นจึงสร้างใบแจ้งหนี้จากรายการที่เรียกเก็บเงินได้

จุดเด่นหลักของมันคือความสามารถในการเชื่อมโยงบันทึกเวลาเข้ากับกระบวนการทำงานทางการเงิน เครื่องมือที่เน้นการติดตามเวลาการใช้งานคอมพิวเตอร์หรือการจัดหมวดหมู่ประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคลโดยอัตโนมัติจะเป็นสิ่งที่แตกต่างออกไปอย่างสิ้นเชิง

เรสคิวไทม์

ดีที่สุดสำหรับ: ผู้ที่ต้องการควบคุมพฤติกรรมการใช้สื่อดิจิทัลและพัฒนาสมาธิให้ดียิ่งขึ้น

RescueTime คือโปรแกรมที่เน้นการติดตามกิจกรรมอัตโนมัติและให้ข้อมูลเชิงลึกด้านประสิทธิภาพการทำงาน โดยจะติดตามระยะเวลาที่คุณใช้ในแอปพลิเคชันและเว็บไซต์ต่างๆ จัดหมวดหมู่กิจกรรม และแสดงรายงานที่แสดงให้เห็นถึงรูปแบบต่างๆ

คุณสมบัติอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับแพ็กเกจที่เลือก:

• • การติดตามกิจกรรมเบื้องหลังโดยอัตโนมัติ
• • รายงานในหมวดหมู่แอปพลิเคชัน เว็บไซต์ และเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
• • สรุปรายวันและรายสัปดาห์
• • การฝึกสมาธิและการป้องกันสิ่งรบกวน
• • เป้าหมาย การแจ้งเตือน และแนวโน้มกิจกรรม
• • การติดตามโครงการและงานต่างๆ ผ่านฟีเจอร์และแผนการใช้งานที่หลากหลาย

RescueTime สามารถช่วยคุณวิเคราะห์ว่าคุณใช้เวลาไปกับการทำงานที่ต้องใช้สมาธิมากแค่ไหน การติดต่อสื่อสารมากแค่ไหน การท่องเว็บมากแค่ไหน และกิจกรรมดิจิทัลอื่นๆ อีกมากมาย มันสามารถแสดงรูปแบบต่างๆ ที่คุณอาจไม่สามารถสังเกตเห็นได้ด้วยความจำเพียงอย่างเดียว

หมวดหมู่กิจกรรมและคะแนนประสิทธิภาพการทำงานเป็นเพียงตัวชี้วัด ไม่ใช่การวัดผลการปฏิบัติงานที่แม่นยำ เวลาที่ใช้ในการอ่าน เวลาที่ใช้ในการค้นคว้า เวลาที่ใช้ในการคิด ฯลฯ ล้วนสามารถเป็นกิจกรรมที่มีประสิทธิภาพได้ แม้ว่าระบบจะไม่จัดประเภทกิจกรรมเหล่านั้นว่าเป็นกิจกรรมที่มีประสิทธิภาพในลักษณะเดียวกับการทำงานกับคอมพิวเตอร์จริง ๆ ก็ตาม

RescueTime เหมาะกับการวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคลมากกว่าการออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าหรือการจัดการเงินเดือนอย่างเต็มรูปแบบ

การเปรียบเทียบซอฟต์แวร์ติดตามเวลา

หากเป้าหมายหลักของคุณคือการจัดลำดับความสำคัญในแต่ละวันมากกว่าการบันทึกจำนวนชั่วโมง สิ่งเหล่านี้จะช่วยคุณได้ เครื่องมือการจัดการเวลา นำเสนอทางเลือกเพิ่มเติมที่ควรพิจารณา

ตารางเปรียบเทียบนี้แสดงให้เห็นถึงการใช้งานหลักของแต่ละผลิตภัณฑ์ ฟีเจอร์ที่มีให้ใช้งาน ตัวเลือกการรายงาน และข้อจำกัดในการใช้งานจะแตกต่างกันไปตามแพ็กเกจการสมัครใช้งานและการกำหนดค่า

คำถามที่พบบ่อย