Найкраще програмне забезпечення для відстеження часу для підвищення продуктивності та ефективності робочого процесу
Відстеження робочого часу дозволяє бізнесу бачити витрати на проекти, краще планувати робоче навантаження та точно виставляти рахунки клієнтам. Це дає змогу фрілансеру бачити, скільки часу витрачається на кожне завдання. Для віддалених команд це може показати схеми роботи та допомогти менеджеру виявляти проблеми з плануванням.
Право програмне забезпечення для відстеження часу дуже залежатиме від того, що ви намагаєтеся відстежувати. Деякі з них дуже прості (таймери та табелі обліку робочого часу), деякі мають набагато більше можливостей і фактично відстежують вашу діяльність, деякі відстежують ваш персонал, а деякі перетворюють ваші оплачувані години на рахунки-фактури. У цьому посібнику розглянуто п'ять таких інструментів і допоможе вам вибрати той, який підходить саме для вашого робочого процесу.
- Що таке програмне забезпечення для відстеження часу та як воно працює?
- Найкращі програмні рішення для відстеження часу для бізнесу та фрілансерів
- Поширені запитання
Як ми тестуємо та перевіряємо інструменти відстеження часу
Гарне порівняння враховувало б як точність записаного часу, так і корисність звітів. Воно також враховувало б обсяг зусиль, необхідних для ведення достовірних записів. Структурований огляд може оцінити:
- • Точність введення часу: чи працюють таймери, ручне введення, редагування та налаштування часового поясу належним чином?
- • Автоматизація: чи працює фонове відстеження, імпорт календаря, нагадування або виявлення простою, як описано.
- • Зручність використання: Наскільки легко користувачам запускати таймери, класифікувати свою роботу, змінювати записи та надсилати табелі обліку робочого часу.: Чи можуть користувачі фільтрувати та підсумовувати час за датою, проектом, клієнтом, завданням або членом команди.
- • Підтримка експорту та виставлення рахунків: чи можна експортувати записи або конвертувати їх у рахунки-фактури та інші бізнес-документи за потреби.
Для практичного порівняння рецензенти можуть відстежувати той самий набір дій протягом кількох робочих днів, створювати репрезентативні проекти, виправляти вибірковий запис та генерувати звіти за узгоджений діапазон дат.
Що таке програмне забезпечення для відстеження часу та як воно працює?
Програмне забезпечення для відстеження часу відстежуватиме кількість часу, який люди витрачають на завдання, проекти, клієнтів тощо. Це може бути щось просте, як-от запуск і зупинка таймера чи ручне введення годин, або ж складне, як-от імпорт подій календаря чи автоматична реєстрація використання комп’ютера програмним забезпеченням. (Структурований підхід до розбиття складної роботи на керовані кроки дивіться в цьому посібнику.) аналіз завдання.)
Звичайні способи використання включають:
- • Облік робочого часу та відвідуваності співробітників.
- • Відстеження оплачуваних годин у клієнтських проектах.
- • Вимірювання вартості проекту та його прибутковості.
- • Розуміння особистої продуктивності та відволікаючих факторів.
- • Підготовка табелів обліку робочого часу, рахунків-фактур та документів про нарахування заробітної плати.
- • Порівняння очікуваних зусиль з фактично витраченим часом.
Програмне забезпечення для відстеження часу жодним чином не вимірює продуктивність. Час, витрачений на завдання, використання комп’ютера та якість результату – це різні речі. Вибрані вами показники мають бути тими, які фактично відповідають цілям вашої команди.
Чому автоматизоване відстеження часу важливе для віддалених команд
Віддалені команди працюють у найрізноманітніших місцях, за найрізноманітнішим графіком та в найрізноманітніших часових поясах. Автоматизоване відстеження часу зменшить обсяг адміністративних робіт і допоможе людям вести більш узгоджений облік.
Однак це залежатиме від програмного забезпечення. Автоматизація може варіюватися від відстеження фонової активності, записів і нагадувань на основі календаря, виявлення часу простою до пропозицій щодо того, як ви можете заповнити свої табелі обліку робочого часу. Команди також можуть відображати повторювані дії та передачі за допомогою схема робочого процесу щоб зробити обов'язки та етапи процесу зрозумілішими.
Ці функції можуть допомогти командам:
- • Зменшити кількість пропущених або неповних записів часу.
- • Визначте регулярні зустрічі та робочі схеми.
- • Порівняйте заплановані години з фактичними зусиллями проекту.
- • Покращення координації між розподіленими командами.
- • Зменшення ручного складання табелів обліку робочого часу.
Тим не менш, автоматизоване відстеження слід використовувати відкрито. Фоновий моніторинг, скріншоти, відстеження програм і збір даних про місцезнаходження – все це може призвести до проблем із конфіденційністю. Організація повинна заздалегідь повідомити, що вона збирає, чому їй це потрібно, хто може це бачити та як довго вона зберігатиме записи.
Якщо їм не потрібно активно контролювати, тоді достатньо буде інструменту на основі таймера або персонального трекера продуктивності.
Найкращі програмні рішення для відстеження часу для бізнесу та фрілансерів
Перелічені нижче інструменти виконують дуже різні функції, від візуального планування часу до автоматизованого моніторингу та виставлення рахунків клієнтам. Вони не є взаємовиключними, оскільки кожен з них має дуже специфічне основне призначення.
MindOnMap
Найкраще для: Візуальне блокування часу, планування завдань та організація робочого процесу вашого дня.
MindOnMap – це інструмент для створення ментальних карт та діаграм, який дозволяє вам бачити свої завдання, встановлювати пріоритети та розбивати великі проекти на менші кроки. Його можна використовувати разом із відстеженням часу, щоб допомогти вам та вашій команді спланувати день, а потім відстежувати час для кожного завдання.
Фрілансер, який працює над кількома клієнтськими проектами, може створити централізований щоденний план, а потім розбити його на роботу з клієнтами, зустрічі, дослідження, адміністрування та перерви. Кожну з цих частин потім можна було б додатково розбити на конкретні види діяльності, і в результаті все було б набагато більш структурованим.
Ключові переваги включають:
- • Візуальна організація завдань: структуруйте свій день і розбивайте великі завдання на менші.
- • Часове блокування підтримки: визначте, коли ви будете працювати над важливими речами, та інші конкуруючі пріоритети.
- • Розбивка проекту: відображення взаємозв'язків між видами діяльності, етапами та результатами.
- • Планування комунікації: поділіться візуальними планами, щоб ваші колеги бачили, за що вони відповідають і які їхні пріоритети.
Безпечне завантаження
Безпечне завантаження
MindOnMap корисний для планування роботи перед початком роботи та для того, щоб побачити, як різні завдання поєднуються між собою. Він дозволяє вам створити чіткий план, який, своєю чергою, допоможе вам краще керувати своїм часом.
MindOnMap не є системою відстеження часу в будь-якому звичайному сенсі. Вона не діє як таймер, автоматичний трекер активності, звіт про оплачувані години чи табель обліку робочого часу. Якщо ви хочете відстежувати години та/або створювати платіжні записи, вам слід використовувати візуальне планування разом з інструментом відстеження часу.
Перемикання відстеження
Найкраще для: Фрілансери та команди, яким потрібен лише базовий облік часу та звітність.
Toggl Track призначений для відстеження часу за проектами, клієнтами та завданнями. Ви можете запускати та зупиняти таймер або вручну додавати записи часу. Відстежений час потім можна переглядати у звітах.
Основні характеристики включають:
- • Таймери одним клацанням миші та ручне введення часу.
- • Організація проектів, клієнтів та завдань.
- • Подання календаря та запису часу.
- • Зведені та детальні звіти.
- • Звітність команди та інтеграції (залежно від плану).
Toggl Track ідеально підходить для фрілансерів, які хочуть отримати уявлення про те, скільки часу займає їхня робота, а також для команд, які хочуть порівняти кількість часу, витраченого на роботу різних клієнтів та проектів.
Toggl Track має дуже оптимізований робочий процес, і тому його досить легко налаштувати та використовувати. Якщо ви перебуваєте в ситуації, коли вам потрібна нарахування заробітної плати, GPS-відстеження полів або такий детальний моніторинг співробітників, який ви отримуєте з більш повноцінним рішенням для моніторингу робочої сили, вам потрібно перевірити, чи Toggl Track дійсно має ці можливості, або чи не буде кращим варіантом інший інструмент.
Хабстафф
Найкраще для: Розподілені та польові команди, яким потрібен відстеження часу з прозорістю робочої сили.
Hubstaff – це інструмент для відстеження робочого часу з можливостями управління робочою силою. Залежно від вашої підписки, рівня конфігурації та пристрою, який ви використовуєте, ви можете відстежувати робочий час, створювати табелі обліку робочого часу, контролювати показники активності та використовувати відстеження місцезнаходження для польової роботи.
Основні характеристики включають:
- • Відстеження часу на комп’ютері та мобільному пристрої.
- • Автоматизовані табелі обліку робочого часу та відвідуваності.
- • Індикатори активності на основі вводу з клавіатури та миші.
- • Додаткові скріншоти та відстеження активності програм/вебсайтів.
- • GPS-відстеження та геозонування для підтримуваних польових робочих процесів.
- • Звітність щодо робочої сили та проектів.
Hubstaff підійде для компаній, яким потрібно керувати своїм польовим персоналом, відстежувати відвідуваність або перевіряти облік робочого часу для географічно розподіленої робочої сили.
Також слід ретельно розглянути його можливості моніторингу. Активність натискань клавіш і миші не обов'язково є показником якості чи цінності виконуваної роботи, а захоплення екрана/відстеження місцезнаходження може підходити не для кожної ролі. Моніторинг слід запроваджувати на основі фактичних потреб бізнесу, законодавства та конфіденційності співробітників.
Команди, яким потрібен лише простий таймер та звіт про оплачувані години, ймовірно, будуть цілком задоволені простішим інструментом.
Урожай
Найкраще для: Фрілансери, агентства та подібні, які виставляють рахунки погодинно.
Harvest поєднує відстеження часу з бюджетуванням проектів, відстеженням витрат, звітністю та виставленням рахунків. Ви можете фіксувати час для клієнтів та проектів, переглядати бюджети та перетворювати затверджені записи часу на рахунки-фактури.
Основні характеристики включають:
- • Таймери та щоденні/тижневі табелі обліку робочого часу.
- • Організація роботи з клієнтом, проектом та завданнями.
- • Відстеження оплачуваного та неоплачуваного часу.
- • Бюджети проектів та аналіз витрат.
- • Відстеження витрат та виставлення рахунків.
- • Інтеграція з бухгалтерським обліком та платежами (залежно від ваших налаштувань).
Harvest ідеально підходить для компаній, які хочуть мати можливість пов'язати свої записані години з доходом. Наприклад, дизайнерське агентство може порівняти розрахункові години проекту з фактично відпрацьованими годинами, перевірити залишок бюджету, а потім сформувати рахунок-фактуру на основі оплачуваних записів.
Його головна перевага полягає у можливості пов’язувати облік робочого часу з фінансовими робочими процесами. Інструмент, який би в основному відстежував час роботи за комп’ютером або автоматично класифікував особисту продуктивність, був би зовсім іншою річчю.
Рятувальний час
Найкраще для: тих, хто хоче контролювати свої цифрові звички та покращити свою концентрацію.
RescueTime — це автоматизоване відстеження активності та аналіз продуктивності. Він відстежує кількість часу, який ви проводите в різних програмах і на веб-сайтах, класифікує дії, а потім надає вам звіт, який показує закономірності.
Залежно від плану, функції можуть включати:
- • Автоматичне відстеження фонової активності.
- • Звіти в категоріях «Програми», «Веб-сайти» та «Продуктивність».
- • Щоденні та щотижневі зведення.
- • Сеанси концентрації уваги та блокування відволікаючих факторів
- • Цілі, сповіщення та тенденції активності.
- • Відстеження проектів і завдань за допомогою низки доступних функцій і планів.
RescueTime може допомогти вам визначити, скільки часу ви витрачаєте на зосереджену роботу, скільки на спілкування, скільки на перегляд веб-сторінок тощо, а також на всі інші цифрові активності. Він може показати вам закономірності, які ви просто не змогли б зафіксувати за допомогою пам'яті.
Категорії діяльності та оцінки продуктивності – це лише показники, а не точні міри результативності. Час, витрачений на читання, час, витрачений на дослідження, час, витрачений на роздуми тощо, може бути продуктивним, навіть якщо система не класифікує це як продуктивну діяльність так само, як фактичну роботу за комп’ютером.
RescueTime насправді більше стосується аналізу особистої продуктивності, ніж виставлення рахунків клієнтам чи повноцінного нарахування заробітної плати.
Порівняння програмного забезпечення для відстеження часу
| програмне забезпечення | Основний фокус | Функція відстеження основних даних | Можливості звітності |
| MindOnMap | Візуальне планування та блокування часу | Візуальна організація завдань та щоденних робочих процесів | Візуальне розподілення завдань та структури проєктів |
| Перемикання відстеження | Простий облік часу | Таймери та ручне введення часу | Зведені, детальні та інші звіти про проекти |
| Хабстафф | Відстеження робочого часу | Таймери, табелі обліку робочого часу та додатковий моніторинг активності або місцезнаходження | Табелі обліку робочого часу, звіти про відвідуваність, активність та робочу силу |
| Урожай | Оплачувані години та виставлення рахунків | Записи часу, пов'язані з клієнтами та проектами | Звіти про час, бюджет, витрати та прибутковість проекту |
| Рятувальний час | Аналітика особистої продуктивності | Автоматичне відстеження активності програм і веб-сайтів | Звіти про діяльність, тенденції та продуктивність |
Якщо ваша головна мета — упорядкування щоденних пріоритетів, а не облік годин, ці інструменти управління часом запропонуйте додаткові варіанти для розгляду.
Порівняння окреслює основне використання кожного продукту. Доступні функції, варіанти звітності та обмеження використання, звичайно, залежатимуть від підписки та конфігурації.
Поширені запитання
Чи автоматичне відстеження часу краще, ніж ручне?
Жоден з цих підходів не є обов’язково кращим. Автоматичне відстеження може допомогти зменшити кількість пропущених записів і дати вам чітке уявлення про вашу цифрову активність. З іншого боку, ручне відстеження дає вам набагато більший безпосередній контроль над тим, що ви записуєте. Деякі команди вважають, що поєднання таймерів та автоматичних пропозицій (або автоматичних записів із календаря) є найкращим рішенням.
Чи законне програмне забезпечення для відстеження робочого часу співробітників?
Законність залежить від юрисдикції, інформації, що збирається, способу її використання та того, чи дотримуються вимог щодо повідомлення, згоди та захисту даних. Роботодавці повинні ознайомитися з відповідним законодавством у своїй юрисдикції та застосувати пропорційний та прозорий підхід до моніторингу, а не просто вважати, що всі наявні в них функції відстеження є доцільними.
Яка різниця між відстеженням часу та моніторингом працівників?
Відстеження часу фіксує робочий час або час, витрачений на завдання та проекти. Моніторинг працівників може охоплювати використання програм, активність на веб-сайті, скріншоти, активність клавіатури та миші та/або місцезнаходження. Деякі інструменти поєднують обидва ці методи, але призначення та наслідки для конфіденційності кожного з них різні.
Висновок
Програмне забезпечення для відстеження часу дозволяє людям і компаніям бачити, куди витрачається їхній час, робити кращі оцінки та ефективніше керувати проектами. Правильне програмне забезпечення для вас залежатиме від того, що ви шукаєте: вам потрібен простий ввід часу, прозорість вашої робочої сили, автоматизована аналітика продуктивності чи прямий зв'язок між часом та рахунком-фактурою?
Почніть з чіткої мети, випробуйте ключові функції, а потім оберіть систему, яка надає вам достовірну інформацію та поважає вашу конфіденційність. Постійне відстеження та розумна звітність набагато важливіші, ніж просто збір даних, які ви не збираєтеся використовувати.
Створіть свою розумову карту, як вам подобається
