Nejlepší software pro sledování času pro zvýšení produktivity a efektivity pracovních postupů

Sledování pracovní doby umožňuje firmě vidět náklady na projekty, lépe plánovat pracovní zátěž a přesně fakturovat klienty. Umožňuje freelancerovi vidět, kolik času tráví jednotlivými úkoly. U vzdálených týmů může zobrazit pracovní vzorce a pomoci manažerovi odhalit problémy s plánováním.

Pravá software pro sledování času Bude to velmi záviset na tom, co se snažíte sledovat. Některé jsou velmi základní (časovače a výkazy práce), některé jdou mnohem dále a skutečně sledují vaše aktivity, některé sledují vaše zaměstnance a některé vezmou vaše fakturovatelné hodiny a převedou je na faktury. Tato příručka se zabývá pěti z těchto nástrojů a pomůže vám vybrat ten, který je pro váš vlastní pracovní postup ten pravý.

• Co je software pro sledování času a jak funguje?
• Nejlepší softwarová řešení pro sledování času pro firmy a freelancery
• Nejčastější dotazy

Jak testujeme a hodnotíme nástroje pro sledování času

Dobré srovnání by se zaměřilo jak na přesnost zaznamenaného času, tak na užitečnost zpráv. Také by se zaměřilo na množství úsilí potřebného k vedení spolehlivých záznamů. Strukturovaný přehled může vyhodnotit:

• • Přesnost zadávání času: fungují časovače, ruční zadávání, úpravy a nastavení časového pásma tak, jak mají?
• • Automatizace: zda sledování na pozadí, import kalendáře, připomenutí nebo detekce nečinnosti fungují tak, jak je popsáno.
• • Snadnost použití: Jak snadné je pro uživatele spouštět časovače, kategorizovat práci, upravovat záznamy a odesílat výkazy pracovní doby.: Zda mohou uživatelé filtrovat a sumarizovat čas podle data, projektu, klienta, úkolu nebo člena týmu.
• • Podpora exportu a fakturace: Zda lze záznamy exportovat nebo v případě potřeby převést na faktury a další obchodní dokumenty.

Pro praktické srovnání mohou recenzenti sledovat stejnou sadu aktivit po několik pracovních dnů, vytvářet reprezentativní projekty, opravovat vzorový záznam a generovat zprávy pro konzistentní časové období.

Co je software pro sledování času a jak funguje?

Software pro sledování času bude sledovat množství času, který lidé stráví úkoly, projekty, klienty atd. Může to být tak jednoduché, jako spuštění a zastavení časovače nebo ruční zadávání hodin, nebo to může být tak sofistikované, jako import událostí kalendáře nebo software jednoduše automaticky zaznamenává využití počítače. (Strukturovaný přístup k rozdělení složité práce na zvládnutelné kroky naleznete v této příručce analýza úkolu.)

Mezi běžné použití patří:

• • Zaznamenávání pracovní doby a docházky zaměstnanců.
• • Sledování fakturovatelných hodin na klientských projektech.
• • Měření nákladů projektu a ziskovosti projektu.
• • Pochopení osobní produktivity a rozptýlení.
• • Příprava výkazů odpracované doby, faktur a mzdových výkazů.
• • Porovnání odhadovaného úsilí se skutečně vynaloženým časem.

Software pro sledování času v žádném případě neměří produktivitu. Čas strávený úkolem, používání počítače a kvalita výstupu jsou oddělené věci. Metriky, které si vyberete, by měly být ty, které skutečně odpovídají cílům vašeho týmu.

Proč je automatizované sledování času důležité pro vzdálené týmy

Vzdálené týmy pracují na nejrůznějších místech, podle nejrůznějších rozvrhů a v nejrůznějších časových pásmech. Automatizované sledování času sníží množství administrativní práce a může lidem pomoci vést konzistentnější záznamy.

Bude se to lišit v závislosti na softwaru. Automatizace může sahat od sledování aktivit na pozadí, položek a připomenutí v kalendáři, detekce doby nečinnosti až po návrhy, jak byste mohli postupovat při vyplňování výkazů docházky. Týmy mohou také mapovat opakující se aktivity a předávání úkolů pomocí… diagram pracovního postupu aby byly odpovědnosti a procesní kroky jasnější.

Tyto funkce mohou týmům pomoci:

• • Snižte počet zmeškaných nebo neúplných časových záznamů.
• • Identifikujte pravidelné schůzky a pracovní vzorce.
• • Porovnejte plánované hodiny se skutečným úsilím na projektu.
• • Zlepšit koordinaci mezi distribuovanými týmy.
• • Omezte ruční přípravu výkazů odpracované doby.

Přesto by automatizované sledování mělo být používáno otevřeně. Monitorování na pozadí, snímky obrazovky, sledování aplikací a shromažďování údajů o poloze – to vše může vést k problémům s ochranou soukromí. Organizace by měla být předem informována o tom, co shromažďuje, proč to potřebuje, kdo to může vidět a jak dlouho bude záznamy uchovávat.

Pokud nepotřebují aktivně monitorovat, postačí nástroj založený na časovači nebo osobní sledovač produktivity.

Nejlepší softwarová řešení pro sledování času pro firmy a freelancery

Níže uvedené nástroje dělají velmi odlišné věci, od vizuálního plánování času až po automatizované monitorování a fakturaci klientům. Vzájemně se nevylučují, protože každý z nich má velmi specifický primární účel.

MindOnMap

Nejlepší pro: Vizuální blokování času, plánování úkolů a organizace denního pracovního postupu.

MindOnMap je nástroj pro myšlenkové mapy a diagramy, který vám umožňuje vidět vaše úkoly, stanovit si priority a rozdělit velké projekty na menší kroky. Lze jej použít ve spojení se sledováním času, abyste si s týmem mohli naplánovat den a poté sledovat čas strávený u každého úkolu.

Freelancer pracující na řadě klientských projektů by si mohl vytvořit centrální denní plán a ten pak rozdělit na práci s klienty, schůzky, výzkum, administrativu a přestávky. Každá z nich by se pak dala dále rozdělit na konkrétní aktivity, a celek by tak byl mnohem strukturovanější.

Mezi klíčové výhody patří:

• • Vizuální organizace úkolů: strukturujte si den a rozdělte si velké úkoly na menší úkoly.
• • Časové blokování podpory: zjistěte, kdy budete pracovat na důležitých věcech, a identifikujte další konkurenční priority.
• • Rozdělení projektu: mapování vztahů mezi aktivitami, milníky a výstupy.
• • Plánování komunikace: sdílejte vizuální plány, aby vaši kolegové viděli, za co jsou zodpovědní a jaké jsou jejich priority.

MindOnMap je užitečný pro plánování práce před jejím zahájením a pro zobrazení toho, jak jednotlivé úkoly do sebe zapadají. Umožňuje vám vytvořit jasný plán, který vám následně pomůže lépe hospodařit s časem.

MindOnMap není systém pro sledování času v žádném konvenčním slova smyslu. Nefunguje jako časovač, automatický sledovač aktivit, report fakturovatelných hodin ani výkaz pracovní doby. Pokud chcete sledovat hodiny a/nebo vytvářet fakturační záznamy, měli byste používat vizuální plánování ve spojení s nástrojem pro sledování času.

Přepnout stopu

Nejlepší pro: Freelanceři a týmy, kteří chtějí jen základní záznamy a reporty času.

Toggl Track slouží ke sledování času v rámci projektů, klientů a úkolů. Můžete buď spustit a zastavit časovač, nebo ručně přidat časové položky. Zaznamenaný čas si pak můžete prohlédnout v reportech.

Mezi klíčové vlastnosti patří:

• • Časovače na jedno kliknutí a ruční zadání času.
• • Organizace projektů, klientů a úkolů.
• • Zobrazení kalendáře a časových záznamů.
• • Souhrnné a podrobné zprávy.
• • Týmový reporting a integrace (v závislosti na tarifu).

Toggl Track je ideální pro freelancery, kteří chtějí získat přehled o tom, jak dlouho jim práce trvá, a pro týmy, které chtějí porovnat množství času stráveného prací napříč klienty a projekty.

Toggl Track má velmi efektivní pracovní postup a jako takový je jeho spuštění a provozování ve skutečnosti docela snadné. Pokud se nacházíte v situaci, kdy potřebujete mzdy, GPS sledování terénu nebo takový druh podrobného monitorování zaměstnanců, který získáte u plnohodnotnějšího řešení pro monitorování pracovní síly, budete muset ověřit, zda Toggl Track tyto funkce skutečně má, nebo zda by nebyl lepší volbou jiný nástroj.

Hubstaff

Nejlepší pro: Distribuované a terénní týmy, které potřebují sledovat čas s přehledem o pracovní síle.

Hubstaff je nástroj pro sledování času s funkcemi správy pracovní síly. V závislosti na vašem předplatném, úrovni konfigurace a používaném zařízení můžete sledovat pracovní dobu, vytvářet výkazy, monitorovat metriky aktivit a používat sledování polohy pro práci v terénu.

Mezi klíčové vlastnosti patří:

• • Sledování času na počítači i mobilním zařízení.
• • Automatizované výkazy pracovní doby a záznamy o docházce.
• • Indikátory aktivity založené na vstupech z klávesnice a myši.
• • Volitelné snímky obrazovky a sledování aktivity aplikací/webových stránek.
• • GPS sledování a geofencing pro podporované pracovní postupy v terénu.
• • Reporting pracovní síly a projektů.

Hubstaff by byl vhodný pro firmy, které potřebují spravovat své terénní pracovníky, sledovat docházku nebo kontrolovat záznamy o pracovní době geograficky rozptýlených pracovníků.

Je také třeba pečlivě zvážit jeho monitorovací schopnosti. Stisknutí kláves a aktivita myši nemusí být nutně ukazatelem kvality nebo hodnoty vykonávané práce a snímání obrazovky/sledování polohy nemusí být vhodné pro každou roli. Monitorování by mělo být zavedeno na základě skutečných obchodních potřeb, zákona a soukromí zaměstnanců.

Týmy, které potřebují pouze jednoduchý časovač a fakturovatelný výkaz hodin, budou pravděpodobně s jednodušším nástrojem naprosto spokojené.

Sklizeň

Nejlepší pro: Freelanceři, agentury a podobní, kteří účtují od hodiny.

Harvest propojuje sledování času s rozpočtováním projektů, sledováním výdajů, reportingem a fakturací. Můžete zaznamenávat čas u klientů a projektů, prohlížet si rozpočty a převádět schválené časové záznamy na faktury.

Mezi klíčové vlastnosti patří:

• • Časovače a denní/týdenní výkazy pracovní doby.
• • Organizace klienta, projektu a úkolu.
• • Sledování fakturovatelného a nefakturovatelného času.
• • Rozpočty projektů a analýza nákladů.
• • Sledování výdajů a fakturace.
• • Integrace účetnictví a plateb (v závislosti na vašem nastavení).

Harvest je ideální pro firmy, které chtějí mít možnost propojit zaznamenané hodiny s příjmy. Například designová agentura by mohla porovnat odhadované hodiny projektu se skutečně odpracovanými hodinami, zkontrolovat zbývající rozpočet a poté z fakturovatelných položek vygenerovat fakturu.

Jeho hlavní silnou stránkou je schopnost propojit záznamy o čase s finančními pracovními postupy. Nástroj, který by se primárně zaměřoval na sledování času stráveného na počítači nebo automatické kategorizaci osobní produktivity, by byl něco úplně jiného.

RescueTime

Nejlepší pro: pro ty, kteří chtějí získat kontrolu nad svými digitálními návyky a zlepšit si soustředění.

RescueTime se zaměřuje na automatické sledování aktivit a analýzu produktivity. Sleduje čas, který trávíte v různých aplikacích a na webových stránkách, kategorizuje aktivity a poté vám poskytuje zprávu, která ukazuje jejich vzorce.

V závislosti na plánu mohou funkce zahrnovat:

• • Automatické sledování aktivity na pozadí.
• • Zprávy v kategoriích Aplikace, Webové stránky a Produktivita.
• • Denní a týdenní shrnutí.
• • Lekce soustředění a blokování rozptýlení
• • Cíle, upozornění a trendy aktivity.
• • Sledování projektů a úkolů prostřednictvím řady dostupných funkcí a plánů.

RescueTime vám může pomoci zjistit, kolik času trávíte soustředěnou prací, kolik komunikací, kolik prohlížením webu a tak dále, a to vše při všech ostatních digitálních aktivitách. Může vám ukázat vzorce, které byste si jednoduše nedokázali zapamatovat.

Kategorie aktivit a skóre produktivity jsou pouze ukazatele, nikoli přesná měřítka výkonu. Čas strávený čtením, čas strávený výzkumem, čas strávený přemýšlením atd. může být produktivní, i když systém neklasifikuje danou aktivitu stejným způsobem jako skutečnou práci na počítači.

RescueTime se ve skutečnosti více zaměřuje na analýzu osobní produktivity než na fakturaci klientům nebo plnohodnotnou mzdovou agendu.

Porovnání softwaru pro sledování času

Pokud je vaším hlavním cílem organizovat denní priority spíše než zaznamenávat hodiny, tyto nástroje pro řízení času nabídnout další možnosti k zvážení.

Srovnání nastiňuje primární použití každého produktu. Dostupné funkce, možnosti reportingu a limity využití se samozřejmě liší v závislosti na předplatném a konfiguraci.

Nejčastější dotazy