Улогата на Проектната повелба за управување со проекти
Добро напишаната повелба за проектот е основа за успешно управување со проекти. Таа служи како ваш формален документ и мапа на патот каде што можете да ги дефинирате целите, обемот и намената на вашиот проект. Затоа, во оваа статија, ќе ви претставиме што е проектна повелба, нејзините клучни елементи, причините зошто е многу важна, како лесно да се креира и најдобрата алатка што треба да се користи за неа. Прочитајте сè што треба да знаете за оваа мапа подолу.
- Дел 1: Што е проектна повелба
- Дел 2: Клучни елементи на проектна повелба
- Дел 3: Зошто е важна Повелбата на проектот
- Дел 4: Како да се создаде проектна повелба
- Дел 5: Користете го MindOnMap за јасно структурирање на повелбата на проектот
- Најчесто поставувани прашања за Проектната повелба
Брз одговор: Што е проектна повелба?
Повелбата на проектот е формален документ што го овластува проектот и ги опишува неговата цел, цели, опсег, клучни засегнати страни, одговорности и буџет. Таа помага да се усогласат сите вклучени, ги дефинира границите на проектот и обезбедува план на високо ниво за извршување пред подетален распоред на проектотМожете да го користите MindOnMap за јасно да ги визуелизирате и организирате неговите клучни елементи.
Дел 1: Што е проектна повелба
Според дефиницијата, повелбата на проектот е најважниот формат и овластен документ за постоење на еден производ. Како што рековме погоре, тука ќе го вклучите неговиот опсег, целите и намената. Но, повеќе од тоа, тука ќе ги вклучите вашите клучни резултати, одговорностите на менаџерот и спонзорите на проектот.
Покрај тоа, ова е вашата референца и водич низ процесот на реализација на вашиот производ. Друга важна работа што можете да ја најдете е потписот на спонзорот на проектот, кој може да ја симболизира посветеноста на организацијата кон проектот.
Дел 2: Клучни елементи на проектна повелба
При креирање на проектна повелба, постојат клучни елементи што треба да ги имате предвид. Важните елементи се целите на проектот, обемот, засегнатите страни и прегледот на буџетот.
- • Цели на проектот. Тука ги дефинирате јасните цели што ги имате и вашите очекувања за резултатите.
- • Опсег. Опсегот едноставно ги опишува границите на проектот. Ова ги вклучува вашите резултати и ограничувања, со што управување со проекти појасно.
- • Заинтересирани страни. Тука ќе ги идентификувате поединците или организациите кои имаат личен интерес за успехот на вашиот проект.
- • Преглед на буџетот. Треба да обезбедите високо ниво на проценка и ресурси потребни за вашиот проект.
Дел 3: Зошто е важна Повелбата на проектот
Откако ќе ја откриеме дефиницијата и клучните елементи на проектна повелба, сега ќе посветиме подетално внимание на тоа зошто проектната повелба е важна во управувањето со вашиот проект.
- • Усогласување на Организацијата. Проектната повелба ќе обезбеди сите ваши засегнати страни да споделуваат заедничко познавање на вашите цели и одговорности.
- • Овластување на Проектот. Ова е формалното одобрување со кое ќе се започне проектот. Овој документ ќе го овласти вашиот тим да дејствува.
- • Водич и патна карта. Тоа може да го направи вашиот тим фокусиран и да избегне какви било проблеми со вашиот обем на работа.
Дел 4: Како да се креира проектна повелба: Општ водич
Еве е општото упатство во однос на креирање на проектна повелба. Овие чекори или совети се вообичаени, но можат да се прилагодат во зависност од деталите што ви се потребни:
Дефинирајте јасна цел, опсег, задачи и задачи.
Можете да го направите тоа со поставување граници, резултати и други работи што не се вклучени во вашите проекти.
Воспоставете улоги на менаџер и тим.
Потребен ви е тим со некој што може да го води. Запомнете дека менаџерот ќе биде одговорен за управување со сè. Потоа треба да ги дефинирате улогите на секој тим за да создадете структурирана организација.
Развијте структуриран временски распоред и буџет.
Треба да имате план што ќе ве води кон успехот на секоја цел на вашиот производ. Буџетот исто така ќе биде горивото што ќе го овозможи тоа.
Добијте формално овластување.
Треба да побарате формално одобрение и овластување. Без ова овластување, вашиот тим нема да може да дејствува и да работи.
Дел 5: Користете го MindOnMap за јасно структурирање на повелбата на проектот
Сега кога разбираме што е проектна повелба, време е да ви дадеме одлична алатка со која можете да креирате визуелен приказ на вашиот проектна повелба на високо ниво. Тоа е можно и лесно за користење со MindOnMapОваа алатка нуди широк спектар на опции за креирање мапа и документ каде што можете да го вклучите секој клучен елемент за вашата повелба. Во согласност со тоа, еве едноставен водич за нејзино изработка:
Преземете ја алатката бесплатно и инсталирајте ја на вашиот компјутер со леснотија.
Безбедно преземање
Безбедно преземање
Сега можете да изберете Форми и распоредете ја повелбата. Додадете онолку форми колку што ви се потребни што ќе го претставуваат секој клучен елемент што ви е потребен на неа.
Потоа користете го Текст функција за означување на секоја форма во согласност со клучните елементи за повелбата на проектот. Во овој чекор визуелно ќе го дефинирате обемот на вашиот проект. ќе ги разјасните одговорностите и ќе ги усогласите засегнатите страни.
Финализирајте го повелбата со додавање на вашите претпочитани Бои или Тема за тоа.
Ако сте готови, кликнете на Извоз копчето и зачувајте ја вашата повелба во вашиот претпочитан формат на датотека.
Тоа е едноставниот, но организиран начин за креирање проектна повелба со MindOnMap. Можеме да видиме дека алатката има сè што ви треба и може да ви даде висококвалитетен резултат. Не е ни чудо што сега ќе бидете на неколку чекори кон постигнување на успехот на вашиот производ. Користете го MindOnMap сега бесплатно.
Иако MindOnMap е одлична алатка за визуелно мапирање за брзи чартери, различните големини на тимови и работните процеси може да бараат различни пристапи. Подолу е прикажана споредба на препорачаните алатки и модели што ќе ви помогнат да го изберете најдобриот избор за вашите читатели и организација:
Еве ја ажурираната табела за споредба на алатки и модели на англиски јазик, со наведување на целниот читател и соодветната големина на тимот за секој од нив:
Споредба на алатки и модели на проектна повелба
| Алатка / Модел | Целна читателка / публика | Соодветна големина на тимот | Клучни карактеристики и најдобри случаи на употреба |
| MindOnMap (Мапирање на умот и визуелизација) | Почетници, менаџери на проекти, визуелни мислители | Поединци / Стартапи / Мали тимови | Карактеристики: Лесен за употреба, фокусиран на визуелно структурирање. Најдобро за: Брзо разменување идеи за основните елементи на повелбата, мапирање на границите на опфатот и креирање едноставни визуелни контури. |
| Поим / Слив (Колаборативни документи и база на знаење) | Тимови за производи/технологија, соработници од различни функции | Мали до средни и корпоративни тимови | Карактеристики: Флексибилна документација, ко-уредување во реално време, динамично вметнато поврзување. Најдобро за: Одржување на повелбата како жив документ поврзан со забелешки за состаноци, барања и проектни задачи. |
| Миро / Луцидчарт (Визуелен работен простор и дијаграмирање) | Виши менаџери за управување со проекти, системски инженери, дизајнери на процеси | Средни до големи тимови / Дистрибуирани тимови | Карактеристики: Напредно дијаграмирање, огромна библиотека со шаблони, беспрекорни интеграции. Најдобро за: Визуелно мапирање на сложени мрежи на засегнати страни, детални работни процеси и организациски граници. |
| Шаблон за повелба на PMBOK / PRINCE2 (Традиционални рамки за проекти) | Раководители, службеници за управување со проекти, сертифицирани менаџери на проекти | Големи претпријатија / Традиционални и проекти за водопад | Карактеристики: Високо структурирана, темелна покриеност на ризици/буџет, силна усогласеност. Најдобро за: Формални, високоризични проекти кои бараат строги ревизорски траги, управување и извршно одобрување. |
| Модел на повелба за Lean проект (Агилна / Lean рамка) | Основачи на стартапи, сопственици на производи, Scrum мајстори | Иновативни тимови / Брзи агилни тимови | Карактеристики: Формат од една страница, се фокусира строго на проблемот, вредносната понуда и метриките за успех. Најдобро за: Брзо движечки средини каде што е потребно брзо усогласување и минимален обем на документација. |
Како ги евалуиравме овие алатки и модели:
Ја евалуиравме секоја алатка и рамка врз основа на леснотијата на поставување, функциите за соработка, скалабилноста и односот цена-вредност за различна динамика на тимот. Алатките за визуелно мапирање на умот беа тестирани за почетна брзина на размена на идеи, платформите за соработка во работниот простор беа тестирани за вкрстено функционално следење, а традиционалните наспроти агилните рамки беа оценети врз основа на административните трошоци наспроти јасноста.
Најчесто поставувани прашања за Проектната повелба
Кој е одговорен за креирање на повелбата на проектот?
Менаџерот на проектот обично го креира нацртот на повелбата на проектот. Сепак, раководителите, спонзорите и вишите засегнати страни ќе ја разгледаат, а потоа ќе ја одобрат. Тие лесно ќе обезбедат усогласеност со проектот.
Како може повелбата на проектот да спречи зголемување на обемот?
Проектните повелби треба да имаат јасно дефинирани граници и резултати. Токму таму вашите проектни повелби ќе станат референтна точка за отфрлање на неовластени промени.
Дали повелбата на проектот и планот на проектот се различни?
Да. Повелбата за проектот е овластување и преглед на проектот на високо ниво. Планот на проектот може да ви обезбеди детален распоред, задачи и чекори за извршување.
Во кој дел од животниот циклус на проектот треба да се креира повелбата?
Повелбата на проектот мора да се креира за време на почетната фаза на иницирање, пред да започне какво било детално планирање или извршување. Воспоставувањето на повелбата на самиот почеток обезбедува организациско усогласување, ја обезбедува поддршката од страна на извршните директори и гарантира одобрено финансирање пред тимовите да инвестираат значително време во изготвување планови за извршување.
Може ли повелбата на проектот да се измени по одобрувањето?
Иако статутот е наменет како стабилен основен документ, тој може да се измени ако главните организациски цели, буџети или стратешки насоки значително се променат. Сепак, ажурирањата бараат формално барање за промена и повторно одобрување од клучните спонзори на проектот за да се одржи основниот интегритет и авторитет.
Што ја прави повелбата на проектот ефикасна за мали наспроти големи тимови?
Ефективната повелба се прилагодува на сложеноста на тимот. Малите или агилните тимови бараат едноставна, концизна повелба од една страница фокусирана на основните цели и клучните пресвртници за да се максимизира агилноста. Поголемите претпријатија имаат потреба од сеопфатни, многу детални повелби што опфаќаат управување со ризици, строга усогласеност и сложени структури на управување.
Заклучок
Како што ја завршуваме оваа статија, можеме да видиме дека повелбата на проектот го дефинира овластувањето на производот. Многу е важно да му дозволите на вашиот тим да дејствува и да работи кон успехот на вашиот производ. Затоа, обезбедувањето нацрт на високо ниво ќе ви помогне да ја постигнете секоја цел. Добрата работа е што го имаме MindOnMap кој ќе ни помогне да ги организираме сите информации и детали што ви се потребни за да ви дадеме визуелна презентација на високо ниво на вашата повелба.
Направете ја вашата умствена мапа како што сакате
