Најдобар софтвер за следење на времето за зголемување на продуктивноста и ефикасноста на работниот процес

Следењето на работното време му овозможува на бизнисот да ги види трошоците за проектот, овозможува подобро планирање на работното оптоварување и овозможува прецизно фактурирање на клиентите. Му овозможува на фриленсерот да види колку време се троши на секоја работа. За далечинските тимови, може да ги прикаже работните шеми и да му помогне на менаџерот да ги забележи проблемите со распоредот.

Десно софтвер за следење на времето ќе зависи многу од тоа што се обидувате да следите. Некои се многу основни (тајмери и работни листови), некои одат многу подалеку и всушност ќе ги следат вашите активности, некои ќе го следат вашиот персонал, а некои ќе ги земат вашите фактурирани часови и ќе ги претворат во фактури. Ова упатство разгледува пет од тие алатки и ќе ви помогне да ја изберете онаа што е вистинска за вашиот сопствен работен тек.

• Што е софтвер за следење на времето и како работи?
• Најдобри софтверски решенија за следење на времето за бизниси и фриленсери
• Најчесто поставувани прашања

Како ги тестираме и прегледуваме алатките за следење на времето

Добрата споредба би ја разгледала и точноста на евидентираното време и корисноста на извештаите. Исто така, би ја разгледала и количината на труд потребен за одржување на веродостојни записи. Структурираниот преглед може да оцени:

• • Точност на внесување време: дали тајмерите, рачните внесувања, уредувањата и поставките за временска зона работат како што треба?
• • Автоматизација: дали следењето во позадина, увозот на календар, потсетниците или откривањето на мирување работат како што е опишано.
• • Леснотија на користење: Колку лесно е за корисниците да ги стартуваат своите тајмери, да ја категоризираат својата работа, да ги изменат своите записи и да ги достават своите работни листови.: Дали корисниците можат да филтрираат и сумираат време по датум, проект, клиент, задача или член на тимот.
• • Поддршка за извоз и фактурирање: Дали записите можат да се извезат или конвертираат во фактури и други деловни документи кога е потребно.

За практична споредба, рецензентите можат да го следат истиот сет на активности во текот на неколку работни дена, да креираат репрезентативни проекти, да корегираат примерок од записот и да генерираат извештаи за конзистентен временски опсег.

Што е софтвер за следење на времето и како работи?

Софтверот за следење на времето ќе го следи времето што луѓето го поминуваат на задачи, проекти, клиенти итн. Може да биде едноставно како стартување и запирање на тајмер или рачно внесување часови или може да биде софистицирано како увоз на календарски настани или софтверот едноставно автоматски да ја евидентира употребата на компјутерот. (За структуриран пристап кон разложување на сложената работа на управливи чекори, видете го ова упатство за анализа на задачи.)

Вообичаени употреби вклучуваат:

• • Евидентирање на работното време и присуството на вработените.
• • Следење на фактурирани часови за проекти на клиенти.
• • Мерење на трошоците за проектот и профитабилноста на проектот.
• • Разбирање на личната продуктивност и одвлекувањето на вниманието.
• • Подготовка на работни листови, фактури и евиденција за плати.
• • Споредување на проценетиот напор со реалното потребно време.

Софтверот за следење на времето на никаков начин не ја мери продуктивноста. Времето поминато на задача, користењето на компјутерот и квалитетот на резултатот се различни работи. Метриките што ќе ги изберете треба да бидат оние што всушност се во согласност со целите на вашиот тим.

Зошто автоматизираното следење на времето е важно за тимовите од далечина

Тимовите од далечина работат на сите видови локации, на сите видови распореди и низ сите видови временски зони. Автоматизираното следење на времето ќе го намали обемот на администраторско работење и може да им помогне на луѓето да водат поконзистентни записи.

Сепак, ќе варира во зависност од софтверот. Автоматизацијата може да се движи од следење на активностите во позадина, записи и потсетници базирани на календар, откривање на време на мирување до предлози за тоа како би можеле да ги пополните вашите листи за време. Тимовите исто така можат да мапираат периодични активности и предавања со дијаграм на работниот тек за да се направат појасни одговорностите и чекорите во процесот.

Овие карактеристики можат да им помогнат на тимовите:

• • Намалете го бројот на временски записи кои се пропуштени или нецелосни.
• • Идентификувајте ги редовните состаноци и работните обрасци.
• • Споредете ги планираните часови со реалните напори на проектот.
• • Подобрете ја координацијата меѓу дистрибуираните тимови.
• • Намалете го рачното подготвување на работниот список.

Сепак, автоматското следење треба да се користи отворено. Следењето во позадина, снимките од екранот, следењето на апликациите и собирањето податоци за локацијата се работи што можат да доведат до проблеми со приватноста. Организацијата треба отворено да каже што собира, зошто им е потребно, кој може да го види и колку долго ќе ги чува записите.

Доколку не треба активно да следат, тогаш алатка базирана на тајмер или личен тракер за продуктивност би била соодветна.

Најдобри софтверски решенија за следење на времето за бизниси и фриленсери

Алатките наведени подолу прават многу различни работи, од визуелно планирање на времето, па сè до автоматско следење и фактурирање на клиентите. Тие не се меѓусебно исклучуваат бидејќи секоја од нив има многу специфична примарна намена.

MindOnMap

Најдобро за: Визуелно блокирање на времето, планирање на задачи и организирање на работниот тек на вашиот ден.

MindOnMap е алатка за мапирање на умот и дијаграмирање која ви овозможува да ги видите вашите задачи, да ги поставите вашите приоритети и да ги разложите големите проекти на помали чекори. Може да се користи во комбинација со следење на времето за да ви помогне вам и на вашиот тим да го испланирате денот, а потоа да го следите времето за секоја задача.

Фриленсер кој работи на голем број проекти на клиенти би можел да создаде централен дневен план, а потоа да го разложи на работа со клиенти, состаноци, истражување, административни работи и паузи. Секое од нив потоа би можело дополнително да се разложи на специфични активности и како резултат на тоа, целата работа би била многу поструктурирана.

Клучните придобивки вклучуваат:

• • Визуелна организација на задачите: структурирајте го вашиот ден и разделете ги вашите големи задачи на помали задачи.
• • Временско блокирање на поддршката: одредете кога ќе работите на важните работи и идентификувајте ги другите конкурентски приоритети.
• • Поделба на проекти: мапирајте ги односите помеѓу активностите, пресвртниците и резултатите.
• • Планирање на комуникацијата: споделете ги визуелните планови за вашите колеги да можат да видат за што се одговорни и кои се нивните приоритети.

MindOnMap е корисен за планирање на вашата работа пред да започнете и за да видите како различните задачи се вклопуваат. Ви овозможува да изготвите јасен план кој пак ќе ви помогне во управувањето со времето.

MindOnMap не е систем за следење на времето во конвенционална смисла. Не функционира како тајмер, автоматизиран пратувач на активности, извештај за фактурирани часови или работен лист за исплата на плати. Ако сакате да ги следите часовите и/или да креирате евиденција за фактурирање, тогаш треба да користите визуелно планирање во комбинација со алатка за следење на времето.

Вклучи/исклучи песна

Најдобро за: Фриленсери и тимови кои сакаат само основно евидентирање на времето и известување.

Toggl Track е сè за следење на времето во однос на проекти, клиенти и задачи. Можете или да стартувате и запрете тајмер или рачно да додавате временски записи. Времето што сте го следеле потоа може да се види преку извештаи.

Клучните карактеристики вклучуваат:

• • Тајмери со еден клик и рачно внесување на времето.
• • Организација на проекти, клиенти и задачи.
• • Прикази за календар и внесување време.
• • Резиме и детални извештаи.
• • Известување и интеграции на тимот (во зависност од планот).

Toggl Track е совршен за фриленсери кои сакаат да имаат контрола врз тоа колку време им трае работата и за тимови кои сакаат да го споредат времето поминато на работа кај клиентите и проектите.

Toggl Track има многу поедноставен работен тек и како таков е всушност доста лесен за инсталирање и користење. Ако сте во ситуација каде што ви е потребно евиденција на плати, GPS следење на терен или вид на грануларно следење на вработените што го добивате со поцелосно решение за следење на работната сила, тогаш ќе треба да проверите дали Toggl Track навистина ги има тие можности или дали друга алатка би била подобра опција.

Хабстаф

Најдобро за: Дистрибуирани и теренски тимови на кои им е потребно следење на времето со видливост на работната сила.

Hubstaff е алатка за следење на времето со можности за управување со работната сила. Во зависност од вашата претплата, нивото на конфигурација и уредот што го користите, можете да ги следите работните часови, да креирате работни листови, да ги следите метриките за активности и да користите следење на локацијата за работа на терен.

Клучните карактеристики вклучуваат:

• • Следење на времето на десктоп и мобилен телефон.
• • Автоматизирани евиденции за работно време и присуство.
• • Индикатори за активност базирани на внесување преку тастатура и глувче.
• • Опционални снимки на екранот и следење на активноста на апликацијата/веб-страницата.
• • GPS следење и гео-оградување за поддржани работни процеси на терен.
• • Известување за работната сила и проектите.

Hubstaff би бил погоден за бизниси кои треба да управуваат со својот теренски персонал, да го следат присуството или да ги прегледуваат евиденциите за времето за географски дисперзирана работна сила.

Неговите можности за следење, исто така, треба внимателно да се разгледаат. Притискањето на копчињата и глушецот не е нужно индикатор за квалитетот или вредноста на работата што се извршува, а снимањето на екранот/следењето на локацијата може да не биде соодветно за секоја улога. Мониторингот треба да се воведе врз основа на реалните деловни потреби, законот и приватноста на вработените.

Тимовите на кои им е потребен само едноставен тајмер и извештај за наплатливи часови веројатно ќе бидат совршено задоволни со поедноставна алатка.

Жетва

Најдобро за: Фриленсери, агенции и слични кои наплаќаат на час.

Harvest го поврзува следењето на времето со буџетирањето на проектот, следењето на трошоците, известувањето и фактурирањето. Можете да го евидентирате времето спрема клиентите и проектите, да ги прегледувате буџетите и да ги претворите вашите одобрени временски записи во фактури.

Клучните карактеристики вклучуваат:

• • Тајмери и дневни/неделни работни листови.
• • Организација на клиент, проект и задача.
• • Следење на времето што може да се фактурира и да не се фактурира.
• • Буџети на проекти и анализа на трошоци.
• • Следење на трошоци и фактурирање.
• • Интеграции за сметководство и плаќање (во зависност од вашата поставеност).

Harvest е идеален за бизниси кои сакаат да можат да ги поврзат своите евидентирани часови со приходите. На пример, агенција за дизајн би можела да ги спореди проценетите часови на проектот со фактичките одработени часови, да го провери преостанатиот буџет, а потоа да генерира фактура од фактурираните записи.

Неговата главна сила е во можноста да ги поврзува евиденциите за времето со финансиските работни процеси. Алатка која првенствено се однесуваше на следење на времето поминато на компјутер или автоматско категоризирање на личната продуктивност би била сосема поинаква работа.

Спасувачко време

Најдобро за: оние кои сакаат да ги совладаат своите дигитални навики и да го подобрат својот фокус.

RescueTime е сè за автоматско следење на активностите и увид во продуктивноста. Го следи времето што го поминувате во различни апликации и веб-страници, ги категоризира активностите, а потоа ви обезбедува извештај што ги прикажува шемите.

Во зависност од планот, карактеристиките може да вклучуваат:

• • Автоматско следење на активностите во позадина.
• • Извештаи во категориите Апликации, Веб-страници и Продуктивност.
• • Дневни и неделни резимеа.
• • Сесии за фокусирање и блокирање на одвлекувањето на вниманието
• • Цели, известувања и трендови на активност.
• • Следење на проекти и задачи преку низата достапни функции и планови.

RescueTime може да ви помогне да пресметате колку време поминувате на фокусирана работа, колку на комуникација, колку на прелистување и така натаму со сите други различни дигитални активности. Може да ви покаже шеми што едноставно не би можеле да ги забележите преку меморијата.

Категориите на активности и резултатите од продуктивноста се само индикатори, а не точни мерки за перформанси. Времето поминато во читање, времето поминато во истражување, времето поминато во размислување итн., може да биде продуктивно дури и ако системот не го класифицира тоа како продуктивна активност на ист начин како вистинската работа на компјутер.

RescueTime е повеќе во сферата на анализа на лична продуктивност отколку за фактурирање на клиенти или целосно пресметка на плати.

Споредба на софтвер за следење на времето

Ако вашата главна цел е да ги организирате дневните приоритети, а не да ги евидентирате часовите, овие алатки за управување со време понуди дополнителни опции за разгледување.

Споредбата ја прикажува примарната употреба на секој производ. Достапните функции, опциите за известување и ограничувањата за користење, секако, ќе варираат во зависност од претплатата и конфигурацијата.

Најчесто поставувани прашања